Technicien.ne en Gestion Administrative

Réf. 2021-640756

Localisation : Haute Garonne (31), France
Université Toulouse Jean Jaurès II

  • Intitulé du poste Technicien.ne en Gestion Administrative
  • Poste à pourvoir le 01/09/2021
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Informations générales

  • Domaine fonctionnel Relation à l'usager
  • Emploi Chargée / Chargé de l’instruction de dossiers administratifs
  • Organisme de rattachement Université de Toulouse Jean Jaurès
  • Employeur Université Toulouse II Jean Jaurès
  • Localisation Haute Garonne (31), France
  • Versant Fonction publique de l'Etat
  • Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
  • Date de publication 03/09/2021
  • Date de fin de publication 24/09/2021

Description du poste

Descriptif du poste

ACTIVITES PRINCIPALES : 

  • Assurer le suivi de la gestion budgétaire et financière des manifestations organisées par le service (logiciel SIFAC) : mise en place de conventions de partenariat avec les financeurs, ouverture des crédits, supervision de l’exécution du budget (dépenses, recettes), élaboration de justificatifs financiers.
  •  Suivi de la facturation et de l’encaissement des recettes en lien avec le régisseur de recettes.
  • Paramétrage de la plateforme d’inscription aux colloques pour chaque manifestation, suivi des inscriptions et des paiements en ligne. Alimenter des tableaux de bords et faire des extractions dans le système d’information dédié.
  •  Mise à jour régulière du blog d’informations générales des manifestations organisées par l’établissement.
  • Assurer l’organisation logistique des manifestations : réservations salles en interne ou externe à l’Université, effectuer des devis auprès des prestataires de service, réservations des titres de transports, mise en place de captation avec le service dédiée. 
  • Gestion de l’accueil des participants lors des journées événementielles.
  • Organisation des colloques sous forme de webinaires (zoom) en lien avec le service dédié de la Maison de l’Image et du Numérique.

Descriptif de l'employeur

L’agent est placé sous l’autorité de la responsable du CPRS qu’il assiste en matière d’organisation de manifestations scientifiques. Il coordonne les activités du pôle colloque impliquant 3 personnes pour un nombre moyen de 35 manifestations par an dont une large dizaine en organisation intégrale.

ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL :

La Direction d’Appui à la Recherche est un service d’appui aux 28 équipes de recherches de l’Université Jean Jaurès regroupant 32 personnes.
Le Centre de Promotion de la Recherche Scientifique est un des services de la DAR, il est chargé de la mise en œuvre opérationnelle de la politique recherche en matière d’organisation de manifestations scientifiques et d’événements en matière de diffusion de savoirs, il regroupe 6 agents.

MISSIONS PRINCIPALES :

  • Coordination de l’organisation des colloques internationaux en présentiel ou en distanciel pour le compte des laboratoires de recherche de l’établissement.
  • Organiser son travail et celui du pôle colloque en fonction des objectifs de la commission recherche, des contraintes et des délais du calendrier.

Conditions particulières d'exercice

CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE, CONDITIONS DE TRAVAIL :

Le poste requiert une certaine disponibilité : horaires décalés en soirée et ponctuellement le week-end. L’agent peut être amenée à se déplacer sur l’agglomération toulousaine.

Profil recherché

COMPETENCES PRINCIPALES ET SAVOIR ETRE :

  • Savoir s’adapter aux différents types de projets et aux différents interlocuteurs internes ou externes.
  • Savoir travailler en équipe.
  • Avoir une très bonne pratique de l’anglais à l’écrit et à l’oral.
  • Savoir utiliser les logiciels spécifiques à l’activité : module consultation sifac, science conf, azur colloque ou équivalent pour la partie organisation événementielle.
  • Savoir rendre compte.

Information complémentaires

Information complémentaires

ATTENTION : Les candidatures envoyées directement sur le site de la place de l'emploi public ne seront pas traitées.

L'Université Toulouse Jean Jaurès met en œuvre une politique d'égalité des chances et encourage les candidatures de femmes et d'hommes qualifiés, en excluant toute discrimination. 

Nature de l'emploi

  • Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Fondement juridique du recrutement

CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE, CONDITIONS DE TRAVAIL :

Le poste requiert une certaine disponibilité : horaires décalés en soirée et ponctuellement le week-end. L’agent peut être amenée à se déplacer sur l’agglomération toulousaine.

Statut du poste

  • Vacant

Contact(s)

  • sophie.periard@univ-tlse2.fr
  • Intitulé du poste Technicien.ne en Gestion Administrative
  • Poste à pourvoir le 01/09/2021
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