Secrétaire administratif et pédagogique parcours international F/H (réf.13609)
Référence : 2023-1108352
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Sorbonne Université – Faculté des Sciences et Ingénierie
- Localisation : 4 Place Jussieu 75005 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
-
Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
CDD de 12 mois à pourvoir dès que possible.
Libellé de Fonctions : Secrétaire administratif et pédagogique parcours international
Catégorie : B
Corps : Technicien de recherche et de formation
BAP : J
Mission :
Dans ce contexte, et en appui des responsables de parcours, le secrétaire administratif ou la secrétaire administrative et pédagogique gère les activités administratives et pédagogiques de différents parcours internationaux accueillant des étudiants principalement anglophones : candidatures, inscriptions administratives, secrétariat pédagogique, assistance technique et logistique pour les enseignements. Elle ou il accueille et informe les étudiants, elle ou il reçoit les enseignants intervenant dans les formations.
Pour atteindre ses objectifs avec le reste de l’équipe, elle ou il se coordonne avec les autres services de l’Université́ et des établissements partenaires pour l’organisation des formations, notamment avec le Bureaux des Relations Internationales et le responsable Mobilités internationales du Master Informatique.
La langue de communication avec les étudiants est essentiellement l’anglais, à l’écrit comme à l’oral.
Activités principales :
- Accueil et information des candidats et des étudiants : site internet, mail, téléphone
- Gestion des dossiers de candidature des étudiants (eCandidat, Campus France)
- Gestion de l'inscription administrative des étudiants (Apogée)
- Organisation et gestion des inscriptions pédagogiques aux UEs, en lien avec les responsables du parcours (Apogée / DBUFR)
- Accueil, information et soutien technique et logistique aux enseignants
- Gestion des unités d’enseignement (planning, réservation de salles, organisation des examens...) et de leurs intervenants
- Gestion des notes, de leur saisie à la production des procès-verbaux définitifs, en utilisant les logiciels prévus à ces fins. Préparation des jurys
- Gestion et pré-contrôle des conventions de stages
- Suivi administratif et organisation des soutenances
- Collecte, enregistrement et présentation d’informations pour le pilotage des formations, en lien avec les services de l’université
- Participation aux évènements ponctuels du master (conférences métier, Journée Bilan, remise de diplôme, etc)
Les activités et les formations gérées sont amenées à évoluer en fonction des outils mis à disposition et en fonction de l’évolution de l’organisation du master et des impératifs de service.
Encadrement : NON
Profil recherché
Connaissances transversales requises :
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université et de la Faculté de Sciences et d’Ingénierie
- Réglementation applicable au domaine de la scolarité
- Connaissance des techniques de classement et d’archivage
- Niveau d’anglais B2 minimum pour échanger à l’écrit comme à l’oral avec les étudiants anglophones
Savoir-faire :
- Maitriser les logiciels de gestion du domaine (eCandidat, Apogée, Moodle), les outils satellites maisons (DBUFR, Candyweb), les logiciels de bureautique (word, excel), de messagerie électronique et de travail à distance (Zoom, Slack, etc)
- Prendre en compte les demandes de sa hiérarchie et y répondre de manière appropriée
- Proposer des solutions pour les problématiques qui relève de sa compétence
- Savoir travailler en autonomie : planifier son activité, hiérarchiser et prioriser ses activités
- Savoir travailler dans l’urgence
- Informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Respecter et faire respecter la règlementation
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Rechercher l’information, la vérifier, la partager
- Travailler en équipe
Savoir être :
- Bon relationnel avec les usagers (étudiants), les enseignants, les collègues
- Disponibilité, réactivité, discrétion et confidentialité
- Polyvalence et capacité d’adaptation
- Aptitudes à se former à de nouveaux logiciels et à de nouvelles méthodes de travail
- Rigueur dans le maintien à jour et en cohérence des données et dans le suivi des tâches à réaliser
- Autonomie dans le travail : savoir situer son travail dans un planning général et s’assurer par soi-même de réaliser les tâches en temps et en heure, savoir anticiper, aller chercher l’aide si nécessaire
- Méthode dans l’organisation de son travail et la réalisation des tâches demandées
- Aptitude et goût pour le travail en équipe
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Personne à contacter
sciences-drh-recrutement@sorbonne-universite.fr
Qui sommes-nous ?
Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.
Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.
Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.
Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.
Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr
Descriptif du service
Présentation de la Direction :
Le département de formation de Master Informatique fait partie de la Faculté des Sciences et Ingénierie de Sorbonne Université. Il est rattaché à l’UFR Ingénierie (919).
La direction du département est assurée par un directeur secondé par un directeur adjoint chargé plus spécifiquement des Études et par une responsable administrative.
Présentation du service :
Le département de Master Informatique assure la gestion pédagogique et administrative du master mention informatique. Il accueille environ 800 étudiants répartis sur 12 parcours dont plusieurs proposent des formations en alternance ou des formations internationales.
La gestion du master est assurée par une équipe de 7 secrétaires administratives et pédagogiques placées sous l’autorité de la responsable administrative du département.
Localisation : Campus Pierre et Marie Curie, 4, place Jussieu 75005 Paris
À propos de l'offre
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CDD de 12 mois à pourvoir dès que possible.
Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : sciences-drh-recrutement@sorbonne-universite.fr
-
Accepter des contraintes d’horaires et de congés en fonction de l’activité du master : semaines de congés imposées, horaires adaptés à l’accueil du public et aux périodes de fortes activités.
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Susceptible d'être vacant à partir du 01/03/2023
-
Responsable de coordination administrative
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