Responsable du service de la scolarité PASS et FU F/H (réf.8226)

Réf. 2021-606171

Localisation : Paris (75), France

  • Intitulé du poste Responsable du service de la scolarité PASS et FU F/H (réf.8226)
  • Poste à pourvoir le 01/09/2021
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Informations générales

  • Domaine fonctionnel Direction et pilotage des politiques publiques
  • Emploi Responsable de coordination administrative
  • Organisme de rattachement Sorbonne Université – Faculté de Médecine
  • Versant Fonction publique de l'Etat
  • Catégorie Catégorie A (cadre)
  • Date de publication 22/07/2021

Description du poste

Descriptif du poste

Fonctions : Responsable du service de la scolarité PASS (Parcours Accès Spécifique Santé) et Formations universitarisées (FU) F/H 
Catégorie :  
Corps : Ingénieur-e d’études de recherche et de formation  
BAP : J

Activités principales :

  • Organiser les épreuves du PASS
  • Organiser le choix des étudiants pour 4 concours distincts en fonction du numerus clausus attribué à chaque discipline (médecine – Odontologie – Pharmacie – Maïeutique) et des places conventionnées avec les filières kinésithérapie, Ergothérapie et Pédicurie-Podologie (via un amphi de garnison)
  • Coordonner le comité de relecture des sujets des concours et assurer la confidentialité de la programmation de leur tirage
  • Organiser la surveillance des épreuves
  • Superviser la collation des notes et établissement des PV, en veillant à la stricte application des modalités de contrôle des connaissances
  • Préparer et participer à la délibération du jury
  • Réaliser la plaquette d’information sur les contenus des enseignements et leurs plannings, en collaboration avec la Présidente du jury
  • Rendre compte régulièrement des missions à la direction
  • Organiser la campagne des inscriptions en fonction d’un planning rigoureux
  • Contribuer à l’établissement de nouvelles procédures de travail
  • Assurer la veille juridique pour les recours gracieux
  • Conseiller et alerter sa hiérarchie sur des points permettant l’amélioration de la gestion de la formation
  • Etre force de proposition
  • Mettre en place des commissions pédagogiques
  • Assurer la gestion administrative et financière des formations universitarisées
  • Coordonner la formation des soins infirmiers avec les 11 instituts de formation en soins infirmiers
  • Gérer les formations de kinésithérapie, d’ergothérapie et de pédicurie-podologie
  • Superviser les inscriptions, les plannings des cours et des examens et la diplomation des formations universitarisées
  • Assurer le suivi de la procédure Alter PACES (candidatures, épreuves écrites et orales, commissions et jurys)

 Le cas échéant, autres activités du poste :

  • Assurer la régie des recettes des formations universitarisées et du PASS

Encadrement : Oui - Nb agents encadrés par catégorie : 6 B - 1 C

Descriptif de l'employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Médecine » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté de Médecine • https://medecine.sorbonne-universite.fr

Au sein de la Faculté de Médecine, le/la responsable de la scolarité PASS à la charge de la gestion et de l’organisation du PASS et des formations universitarisées (IFSI, Ergothérapie, Pédicurie-Podologie et Kinésithérapie)

Présentation du service :
Le service est composé de 8 agents (1 A – 6 B – 1 C) ainsi que des vacataires pendant la période d’inscription et des surveillants d’amphis.

Localisation :

  • Administrative : Faculté de Médecine Sorbonne Université – Scolarité PASS/FU
  • Géographique : Site Pitié-Salpêtrière – 91bd de l’hôpital 75013 PARIS

Conditions particulières d'exercice

  • Amplitude horaire variable (réunion, concours, délibérations de jury)
  • Contraintes des congés liées aux échéances du calendrier universitaire à respecter
  • Exposition aux risques professionnels : Non

Profil recherché

Connaissances transversales requises :

  • Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
  • Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
  • Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
  • Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche
  • Avoir des connaissances informatiques et être à l’aise avec l’outil de scolarité APOGEE est souhaité

Savoir-faire :

  • Capacité à élaborer et rédiger des notes et courriers administratifs, des comptes rendus et avoir une très bonne connaissance des textes réglementaires
  • Capacité à conduire un projet de formation
  • Maîtrise des techniques de communication écrite et orale
  • Capacité d'encadrement et d'animation d'une équipe  
  • Autonomie et aptitude à évoluer dans un environnement professionnel en constante évolution, tant sur le plan pédagogique que règlementaire

Savoir-faire transversaux : 
Capacité à :

  • assurer l’encadrement d’agents permanents ou contractuels : recrutement, délégation et coordination des activités et responsabilités, animation et motivation de l’équipe, gestion de conflit, suivi de carrières et évolution professionnelle (entretiens professionnels, avancement, concours, besoin de formation), gestion des congés, autorisations d’absences et horaires)…
  • identifier les besoins de formations des agents encadrés et proposer des actions de formations en lien avec le bureau de la formation des personnels
  • expliquer le cadre de travail aux agents
  • organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l’équipe pour assurer les missions de l’équipe et garantir la continuité du service
  • hiérarchiser et prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances
  • proposer des solutions adaptées aux besoins, faire évoluer les procédures et les organisations
  • coordonner et accompagner les agents encadrés dans le cadre de l’évolution et de l’optimisation des organisations ou des procédures
  • conduire et accompagner un projet
  • conduire un entretien, une réunion
  • structurer et rédiger des documents d’aide à la décision, notes techniques ou administratives, documents de synthèse
  • appliquer et faire appliquer les textes réglementaires
  • élaborer des outils d’analyse et de synthèse et en rendre compte
  • définir des indicateurs de suivi et analyser les résultats
  • adapter ses explications aux divers interlocuteurs
  • assurer de la bonne circulation de l’information au sein du service
  • accompagner les personnels à l’usage des systèmes d’informations

Savoir être :

  • Bon relationnel et sens du travail en équipe
  • Disponibilité et réactivité
  • Sens de l’analyse et force de proposition
  • Adaptabilité et autonomie
  • Organisation et rigueur
  • Sens du service public
  • Confidentialité
  • Rigueur
  • Capacité à gérer le stress
  • Devoir de réserve

Niveau d'études minimum requis

  • Niveau Niveau 6 Licence/diplômes équivalents

Information complémentaires

Information complémentaires

Poste à pourvoir dès que possible.

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : medecine-DRH-recrutement@sorbonne-universite.fr

Nature de l'emploi

  • Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels

Fondement juridique du recrutement

  • Amplitude horaire variable (réunion, concours, délibérations de jury)
  • Contraintes des congés liées aux échéances du calendrier universitaire à respecter
  • Exposition aux risques professionnels : Non

Statut du poste

  • Susceptible d'être vacant
  • Intitulé du poste Responsable du service de la scolarité PASS et FU F/H (réf.8226)
  • Poste à pourvoir le 01/09/2021
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