Responsable du Bureau des Licences Sciences, Sciences Humaines et Médecine F/H (réf.DFIPVE-5-RE2022)

Réf. 2021-634404

  • Intitulé du poste Responsable du Bureau des Licences Sciences, Sciences Humaines et Médecine F/H (réf.DFIPVE-5-RE2022)
  • Poste à pourvoir le 01/09/2021
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Informations générales

  • Domaine fonctionnel Direction et pilotage des politiques publiques
  • Emploi Responsable de coordination administrative
  • Organisme de rattachement Sorbonne Université – Faculté des Sciences et Ingénierie
  • Versant Fonction publique de l'Etat
  • Catégorie Catégorie A (cadre)
  • Date de publication 07/06/2021
  • Date de fin de publication 01/09/2021

Description du poste

Descriptif du poste

Le bureau des licences sciences, sciences humaines et médecine (BL2SHM) est en charge de la coordination administrative des formations transdisciplinaires, des doubles cursus, doubles licences ainsi que de l’ensemble des parcours et enseignements de licence proposés par la Faculté des Sciences et Ingénierie avec la Faculté des Lettres ou la Faculté de Médecine de Sorbonne Université, ainsi qu’avec des établissements partenaires.

Mission :

La ou le responsable du BL2SHM est en charge de la coordination administrative :

-  Des doubles licences et doubles cursus en sciences et sciences humaines proposés avec la Faculté des Lettres ou avec un partenaire extérieur ;

-  Des parcours de Licence Accès Santé (LAS) proposés, avec la Faculté de Médecine, aux étudiants de la Faculté des Sciences et Ingénierie.

Elle ou il a également sous sa responsabilité l’agent, coordinateur administratif des mineures transdisciplinaires thématiques (MTT).

La ou le responsable du BL2SHM est placé(e) sous l’autorité du directeur adjoint de la DFIPVE, en lien avec le vice-décanat formation en charge de ces parcours.

Activités principales :

Piloter et coordonner les formations

·         Structurer l’organisation de ces formations

·         Proposer un cadre aux responsables pédagogiques en accord avec le vice-doyen formation

·         Faire converger les pratiques

·         Veiller aux inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants concernés

·         Suivre la progression des étudiants

·         Suivre les départs en mobilité

·         Assurer le lien et la coordination avec la Faculté des Lettres, la Faculté de Médecine et avec les établissements partenaires (échange de notes, MCC, calendrier …)

·         Participer au comité de pilotage et de suivi

·         Assurer un calendrier des examens compatibles avec les contraintes des doubles parcours ; proposer un aménagement adapté en cas de besoin.

·         Conduire l’évaluation des formations

·         Organiser un bilan annuel

·         Organiser les examens des licences avec option santé (4 épreuves par an + 4 épreuves de 2e session) en lien avec les facultés de médecine et de lettres

Communication

·         Proposer des actions de communication sur ces formations

·         Informer les étudiants

·         Initier la création des supports de communication

·         Veiller à validité et la mise à jour des pages web de ces formations

·         Assurer la communication auprès des départements

·         Participer aux évènements (journée portes ouvertes…)

Gérer le bureau

·         Assurer toutes les missions administratives propres à l’encadrement hiérarchique (congés, entretiens, formations)

·         Structurer l’organisation du bureau et répartir les missions

·         Suivre le budget

·         Participer aux activités et missions de la direction en fonctions des domaines d’expertises

Conduite de projets : Oui

Encadrement : Oui  1B

Descriptif de l'employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

La Direction de la Formation, de l’Insertion Professionnelle et de la Vie Étudiante de la Faculté des Sciences et Ingénierie est chargée de la mise en œuvre des orientations de la faculté des Sciences et Ingénierie en matière de formation initiale et continue, de scolarité et de vie étudiante.

Elle assure le pilotage, le cadrage et le suivi de l’offre de formation.
Elle est l'interlocutrice des départements de formation pour la mise en œuvre des actes et procédures de scolarité et de gestion des cursus de formation. Elle les accompagne dans la mise place de partenariats, nationaux et internationaux. Elle leur offre un appui pour l’évaluation de leurs enseignements.

Elle assure le suivi et la diffusion de la réglementation des études supérieures.

Elle est chargée de l’accompagnement, de l’orientation, de l’insertion professionnelle et de la mobilité internationale de tous les étudiants, notamment ceux en situation de handicap pour qui elle facilite leur intégration pédagogique.

Elle contribue à la mise en place des différentes aides sociales en fonction de la situation de l’étudiant (suivi, aides ponctuelles ou annuelles et orientations vers les structures adaptées).

Elle favorise "la formation tout au long de la vie" en permettant ainsi à des salariés, particuliers, indépendants, demandeurs d'emploi, dans le cadre de leur projet professionnel et/ou personnel d'acquérir de nouvelles compétences.

Elle participe au développement du système d’information dans le domaine de la scolarité.
Elle encourage et vient en soutien aux initiatives étudiantes et accompagne les étudiants dans la réalisation de projets culturels ou entrepreneuriaux.

Profil recherché

Connaissances transversales requises :

-       Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France

-       Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université

-       Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle

-       Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche

Savoir-faire :

-       Capacité à assurer l’encadrement d’agents permanents ou contractuels : recrutement, délégation et coordination des activités et des responsabilités, animation et motivation de l’équipe, gestion de conflit, suivi de carrières et évolution professionnelle (entretiens professionnels, avancement, concours, besoin de formation), gestion des congés, autorisations d’absences et horaires) …

-       Capacité à identifier les besoins de formations des agents encadrées, et proposer des actions de formations en lien avec le bureau de la formation des personnels

-       Capacité à expliquer le cadre de travail aux agents

-       Capacité à organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l’équipe pour assurer les missions de l’équipe et garantir la continuité du service

-       Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances

-       Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations

-       Capacité à coordonner et accompagner les agents encadrés dans le cadre de l’évolution et de l’optimisation des organisations ou des procédures

-       Capacité à conduire et accompagner un projet

-       Capacité à conduire un entretien, une réunion

-       Capacité à structurer et rédiger des documents d’aide à la décision, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse…

-       Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires

-       Capacité à élaborer des outils d’analyse et de synthèse et en rendre compte

-       Capacité à définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats

-       Capacité à adapter ses explications aux divers interlocuteurs

-       Capacité à assurer de la bonne circulation de l’information au sein du service

-       Capacité à accompagner les personnels à l’usage des systèmes d’informations

Savoir-être :

-       Bon relationnel et sens du travail en équipe

-       Disponibilité et réactivité

-       Sens de l’analyse et force de proposition

-       Adaptabilité et autonomie

-       Organisation et rigueur

-       Sens du service public

-       Confidentialité

Niveau d'études minimum requis

  • Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Information complémentaires

Information complémentaires

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : sciences-drh-recrutement@sorbonne-universite.fr

Nature de l'emploi

  • Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels

Statut du poste

  • Susceptible d'être vacant
  • Intitulé du poste Responsable du Bureau des Licences Sciences, Sciences Humaines et Médecine F/H (réf.DFIPVE-5-RE2022)
  • Poste à pourvoir le 01/09/2021
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