Responsable de service du département formations et carrières du Collège Doctoral F/H (réf.8621)

Réf. 2021-621738

  • Intitulé du poste Responsable de service du département formations et carrières du Collège Doctoral F/H (réf.8621)
  • Poste à pourvoir le 31/05/2021
Postuler par mail

Informations générales

  • Domaine fonctionnel Ressources humaines
  • Emploi Responsable des ressources humaines
  • Organisme de rattachement Sorbonne Université– Services Universitaires
  • Versant Fonction publique de l'Etat
  • Catégorie Catégorie A (cadre)
  • Date de publication 19/05/2021

Description du poste

Descriptif du poste

Activités principales dans le cadre du pilotage du Plan d’Action et des missions du DFC 

 - Assister et conseiller la direction du Collège Doctoral et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes lors de rendez-vous ou événements (journées des écoles doctorales, journée d’accueil des doctorants, etc.)

- Concevoir, proposer et coordonner les dispositifs d’évaluation des activités du département

-  Optimiser les procédures de gestion et les outils de travail pour améliorer continuellement le service rendu aux publics

- Rendre compte de l’activité du département auprès de la direction

- Organiser le fonctionnement pédagogique quotidien et la logistique des activités de formation

- Coordonner la planification des sessions de formation en tenant compte des priorités de la direction, des besoins des publics formés, du budget du département et des moyens logistiques

- Participer à la promotion de l’offre de formation auprès des acteurs du doctorat

- Organiser la communication sur l’offre de formation du département auprès des publics visés, en lien avec la chargée de communication du Collège Doctoral.

- Contribuer au développement du catalogue de formation (recherche et rencontres d’intervenants, étude des propositions de formation après l’établissement d’un cahier des charges dans le respect des obligations règlementaires) en collaboration avec la direction du collège Doctoral et à partir d’une analyse des besoins de formation

- Développer et maintenir des partenariats pour la réalisation des manifestations du DFC (Hackathons, événements entreprise…) et en assurer la promotion et la réalisation.

- Assurer la promotion de la poursuite professionnelle à travers la Formation en lien avec les autres acteurs de Sorbonne Université.

Activités principales dans le cadre de la gestion administrative et RH du Département.

- Analyser et traiter les données, produire des synthèses, indicateurs et recommandations concernant l’évaluation qualitative et quantitative des activités du département (volume d’activités, satisfaction des participants, coûts, investissement des écoles doctorales…etc.)

- Préparer le budget de la structure, contrôler et suivre son exécution.

- Encadrer l’équipe du département, répartir les tâches et en contrôler l’exécution, réaliser les entretiens professionnels annuels
-Animer et coordonner les activités du service (réunions de service, etc.)

- Assurer la circulation de l’information au sein de l’équipe et communiquer avec les services externes et internes

- Formaliser, mettre en œuvre et assurer le respect des procédures métiers du département (gestion des inscriptions, règles de désistement, modalités de rappels, etc.)

-Suivre l’évolution de la réglementation relative à l’enseignement supérieur et de la recherche

Conduite de projets : oui

Encadrement direct : oui   1 A ; 2 B ; 1 C

Descriptif de l'employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir aux Services Centraux Universitaires • http://www.sorbonne-universite.fr

Localisation : IFD / Collège Doctoral - Campus des Cordeliers

Le Collège Doctoral de Sorbonne Université met en œuvre la politique doctorale de l’université, par la coordination et la mutualisation des actions des écoles doctorales de Sorbonne Université, le suivi d’indicateurs concernant les doctorantes et les doctorants, les carrières des docteures et docteurs, l’ouverture sur l’environnement socio-économique et la promotion de la plus-value du doctorat, le développement de la coopération régionale, européenne et internationale.

Outre les écoles doctorales, le Collège Doctoral est composé d’un Département Formation & Carrières (DFC) qui a pour mission d’accompagner les doctorantes et doctorants dans la préparation de leur avenir professionnel, et d’un Bureau d’accueil qui assure l’accueil personnalisé des doctorantes et doctorants pour tout ce qui concerne leur situation administrative.

Missions :

Sous l’autorité du Directeur du Collège Doctoral et du Responsable Administratif du Collège Doctoral, le Responsable du Département Formation et Carrières :

- Pilotera et définira de manière opérationnelle le plan d’action du département, en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés, et mettra en œuvre la politique doctorale de Sorbonne Université en matière de formations et d’appui à la poursuite de carrière des doctorantes et doctorants.

- Assurera la gestion administrative et les ressources humaines du Département Formation et Carrières. 

Conditions particulières d'exercice

Certains événements se déroulent en soirée ou le samedi.

Profil recherché

Connaissances transversales requises :

-       Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France

-       Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université

-       Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle

-       Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche

Savoir-faire :

-       Élaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse

-       Capacité à conduire un entretien, une réunion

-       Élaborer des choix, planifier les actions, estimer les besoins en moyens pour son équipe

-       Exploiter les systèmes d’information et les outils bureautiques

-       Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances

-       Capacité à assurer l’encadrement d’agents permanents ou contractuels : recrutement, délégation et coordination des activités et des responsabilités, animation et motivation de l’équipe, gestion de conflit, suivi de carrières et évolution professionnelle (entretiens professionnels, avancement, concours, besoin de formation), gestion des congés, autorisations d’absences et horaires) …

Savoir-être :

-       Bon relationnel et sens du travail en équipe

-       Disponibilité et réactivité

-       Sens de l’analyse et force de proposition

-       Adaptabilité et autonomie

-       Organisation et rigueur

-       Sens du service public

-       Confidentialité

Niveau d'études minimum requis

  • Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Information complémentaires

Information complémentaires

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : recrutement@sorbonne-universite.fr

Nature de l'emploi

  • Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels

Fondement juridique du recrutement

Certains événements se déroulent en soirée ou le samedi.

Statut du poste

  • Susceptible d'être vacant
  • Intitulé du poste Responsable de service du département formations et carrières du Collège Doctoral F/H (réf.8621)
  • Poste à pourvoir le 31/05/2021
Postuler par mail