Responsable administratif du département licence sciences de la vie F/H (réf.927-3-RE2022)

Réf. 2021-550764

Localisation : Paris (75), France

  • Intitulé du poste Responsable administratif du département licence sciences de la vie F/H (réf.927-3-RE2022)
  • Poste à pourvoir le 01/09/2021
Postuler par mail

Informations générales

  • Domaine fonctionnel Direction et pilotage des politiques publiques
  • Emploi Responsable de coordination administrative
  • Organisme de rattachement Sorbonne Université – Faculté des Sciences et Ingénierie
  • Versant Fonction publique de l'Etat
  • Catégorie Catégorie A (cadre)
  • Date de publication 10/02/2021

Description du poste

Descriptif du poste

Mission :

La-le responsable administratif-ve, sous l'autorité de la directrice et de la directrice-adjointe du département, assure la coordination et la mise en œuvre de toutes les activités administratives liées à la structure. Elle-il encadre une équipe de 5 gestionnaires pédagogiques. Elle-Il est l’interface opérationnelle entre la direction du département de formation, l’équipe administrative et pédagogique et les différents services de l’établissement. Elle-Il est assisté-e, dans ses missions de coordination du travail des gestionnaires pédagogiques, d'une de ces 5 gestionnaires, nommée afférent RAD.

Activités principales :

Animation du département

· Définir, avec l'équipe de direction, un plan d’action en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés et le mettre en œuvre.

· Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter, le cas échéant, auprès des partenaires internes et externes.

· Encadrer une équipe de gestionnaires pédagogiques et administratifs et de vacataires, le cas échéant : gérer, au quotidien, les moyens humains et matériels de la structure (incluant les présences, les entretiens professionnels annuels, le suivi des dossiers de liste d’aptitude et de tableaux d’avancement, etc…) ; rédiger les fiches de poste ; accueillir, former et accompagner les nouveaux personnels de la structure ;  proposer des formations ; préparer, organiser, participer aux réunions pédagogiques ou administratives et établir des compte-rendu; diriger les réunions de son équipe ; effectuer un retour des réunions facultaires auxquelles l’agent participe afin de transmettre les informations utiles à son équipe.

· Gérer les relations avec les différents services de l’université : secrétariats, autres départements de formation, UFR, pôle financier de l’UFR, services centraux du niveau facultaire ou universitaire (direction de la formation et de l’insertion professionnelle et de la vie étudiante, services juridiques, informatique, des relations internationales, logistique, communication).

. Gérer et diffuser et/ou traiter les informations de façon pertinente :  analyser les informations et les diffuser aux personnes concernées internes au service (responsables du master, enseignants-chercheurs responsables d’UE et/ou de parcours, membres de l'équipe administrative, étudiants) ou externe au service (services centraux facultaires ou de SU, externe à l’université).

Interface avec les étudiants
· Mettre en place, en relation avec le service informatique, les plates formes collaboratives pour rationaliser et coordonner, la campagne de candidature, les inscriptions administratives et pédagogiques, sous une forme dématérialisée.
· Organiser les enseignements : superviser la réservation des salles pour les cours et les examens, gérer la création/modification des UE (code, fiche, site internet), organiser les événements pédagogiques de la licence.

(Voir autres activités sur FDP en PJ)

Descriptif de l'employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr

Présentation de la composante :

L'UFR Sciences de la Vie est une composante de la faculté des Sciences et Ingénierie de Sorbonne Université. Elle anime une politique de formation et de recherche au sein de la faculté en synergie avec les autres composantes et, plus largement, de l'université. Il s’agit d’une composante pluridisciplinaire couvrant tous les champs de la biologie. Elle compte 250 enseignants-chercheurs, 350 chercheurs, 510 personnels administratifs et techniques, et accueille 2300 étudiants.

L’UFR Sciences de la Vie regroupe trois départements de formation (Licence Sciences de la Vie, Master Biologie Moléculaire et Cellulaire, Master de Biologie Intégrative et Physiologie) et un Centre de Formation Pratique en Biologie.

Plusieurs centres de recherche et laboratoires sont associés à l’UFR 927 : Institut de Biologie Paris-Seine, Centre de Recherche des Cordeliers, Institut du Fer à Moulin, laboratoires de l’Institut de Biologie Physico-Chimique et de l’Institut Curie.

Présentation de la structure :

Le département de formation de la licence Sciences de la vie accueille, en L2 et L3, environ 1400 étudiants. Le département est dirigé par une directrice, assistée d'une directrice-adjointe, de deux co-directeurs des études L2 et de 2 co-directeurs des études L3. Le secrétariat compte 5 gestionnaires administratif-ve.s et pédagogiques.

Localisation :
Campus Pierre et Marie Curie, 9, Quai St Bernard - bâtiment C, 1er étage, porte

Conditions particulières d'exercice

Contraintes horaires liées au calendrier universitaire et nécessitant la présence de l’agent lors des pics d’activité.

Périodes de congés imposées en été et en hiver.

Profil recherché

Connaissances transversales requises :

-       Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur en France

-       Organisation et fonctionnement de la Faculté des Sciences & Ingénierie et de SU

-       Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle

-       Connaissance générale des techniques et des procédures de gestion administrative et connaissance approfondie de la gestion pédagogique

-       Connaissance des techniques du management

-       Gestion des groupes et des conflits

-       Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche

-       Méthodologie de conduite de projet

-       Les fondamentaux des marchés publics

-       Techniques de communication

-       Anglais correct (niveau B2)

Savoir-faire :

-       Maîtriser le pack office Microsoft (Word, Excel, Power Point), le travail en réseau (Internet, Email), le logiciel de gestion de scolarité : Casper, des outils en ligne (LimeSurvey, Share point, Moodle,..) et accompagner les utilisateurs

-       Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires

-       Structurer et rédiger un document d’information technique ou réglementaire

-       Restituer et transmettre l’information écrite et orale sous forme de synthèse

-       Coordonner, animer et encadrer une équipe

-       Organiser et planifier ses activités de façon autonome

-       Gérer les priorités, anticiper et déléguer

-       Rechercher l'information, la vérifier, l'exploiter et assurer une veille.

Savoir-être :

-       Bon relationnel et sens du travail en équipe

-       Disponibilité et réactivité

-       Sens de l’analyse et force de proposition

-       Adaptabilité et autonomie

-       Organisation et rigueur

-       Sens du service public

-       Confidentialité

Niveau d'études minimum requis

  • Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Information complémentaires

Information complémentaires

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante :

sciences-drh-recrutement@sorbonne-universite.fr

Nature de l'emploi

  • Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels

Fondement juridique du recrutement

Contraintes horaires liées au calendrier universitaire et nécessitant la présence de l’agent lors des pics d’activité.

Périodes de congés imposées en été et en hiver.

Statut du poste

  • Susceptible d'être vacant
  • Intitulé du poste Responsable administratif du département licence sciences de la vie F/H (réf.927-3-RE2022)
  • Poste à pourvoir le 01/09/2021
Postuler par mail