Gestionnaire administratif et pédagogique F/H (réf.929-3)

Réf. 2021-554694

Localisation : Paris (75), France

  • Intitulé du poste Gestionnaire administratif et pédagogique F/H (réf.929-3)
  • Poste à pourvoir le 01/09/2021
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Informations générales

  • Domaine fonctionnel Relation à l'usager
  • Emploi Chargée / Chargé de l’instruction de dossiers administratifs
  • Organisme de rattachement Sorbonne Université – Faculté des Sciences et Ingénierie
  • Versant Fonction publique de l'Etat
  • Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
  • Date de publication 18/02/2021

Description du poste

Descriptif du poste

Fonctions : Gestionnaire administratif et pédagogique  F/H       

Catégorie : B

Corps : TECH

BAP : J

Emploi-type  : Technicien-ne en gestion administrative

Mission :

Assurer la gestion administrative et pédagogique des différentes filières de formation de l’ISUP (diplômes de statisticien, master actuariat, doubles cursus avec le master de mathématiques et la licence de mathématiques) Périmètre :  environ 150 élèves sous statut étudiant en formation initiale, 120 en formation continue, 70 élèves sous statut apprenti.

➢     Accueil, renseignement et coordination des informations

➢     Organisation et suivi des enseignements

➢     Gestion administrative et logistique

Activités principales :

Accueil, renseignement et coordination des informations

·          Accueillir, informer et conseiller les étudiants et les enseignants

·          Suivre l’évolution des règles de contrôle des connaissances

·         Répondre aux sollicitations sur la vérification des diplômes des étudiants

·          Coordonner et transmettre l’informations entre les responsables de parcours, les intervenants extérieurs et les élèves

·          Classer et archiver les documents administratifs liés à la filière

Organisation et suivi des enseignements

·         Assurer le suivi administratif des étudiants de l’inscription à la délivrance des diplômes

·         Assurer la campagne de candidatures : suivi et traitement des dossiers sur E-CANDIDAT

·         Assurer le suivi des feuilles de présence des étudiants en alternance (en lien avec le CFA)

·         Gérer les conventions de stages et établir un tableau de suivi par année.

·         Assurer le suivi et l’organisation des procédures de recrutement d’élèves, recrutement via le concours BECEAS et recrutement sur titres, et réaliser les inscriptions annuelles des étudiants en formation initiale et continue (utilisation d’Apogée).

·         Gestion des plannings de cours et des réservations

·         Réaliser des bases de données (résultats du concours, listes d’élèves…)

·         Préparation des jurys annuels (recueil et enregistrement des notes via Moodle, vérification des moyennes)

·         Edition des diplômes de statisticiens

·         Edition des relevés de notes et attestations nécessaires aux étudiants

Gestion administrative et logistique :

·          Assurer le suivi administratif des enseignants extérieurs (gestion des heures complémentaires), en collaboration avec le CFA des Sciences pour les formations en apprentissage.

·          Gestion des ressources pédagogiques (vidéoprojecteurs, ordinateurs, etc.)

·          Réservation d’accès au parking de l’Université pour les enseignants et intervenants extérieurs

Encadrement : NON

Descriptif de l'employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Présentation de la Direction :

La direction de L'UFR 929 de mathématiques est représentée par Sami Mustapha directeur de l’UFR 929 de mathématiques, composée des structures suivantes :

Des laboratoires

·         LPSM Laboratoire de Probabilités, statistique et Modèlisation

·         LJLL Laboratoire Jacques-Louis Lions

·         IMJ-PRG Institut de Mathématiques de Jussieu 

Des départements de formation

·         licence

·         master

·         doctorat

·         L’ISUP Institut de statistiques de l’université de Paris

Présentation du service :

L’ISUP, créé en 1922, est un institut d’enseignement qui assure des formations initiales et continues dans le domaine de la statistique. Le cursus initial dure trois ans, et mène les étudiants au niveau M2. Le diplôme de l’école est bien reconnu dans les milieux professionnels. Le Master de Mathématiques a pour objectif de donner une formation approfondie en mathématiques pures ou en mathématiques appliquées.

Localisation :  

ISUP (Institut de statistique de l’Université de Paris, institut d’enseignement de l’UFR 929 (UFR de mathématiques) de Sorbonne Université, et Master de mathématiques.

Profil recherché

Connaissances transversales requises :

-       Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France

-       Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université

-       Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle

-       Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche

Savoir-faire :

-       Maîtriser les outils numériques (bureautique)

-       Structurer le classement et l’archivage des documents et informations traitées

-       Maîtriser les outils de gestion administrative et pédagogique, notamment Apogée, E-Candidat, Moodle

-       Appliquer les textes réglementaires

-       Maîtriser la rédaction de documents d’information et de fiches procédures à destination des étudiants et enseignants extérieurs.

Savoir-faire transversaux :

-       Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances

-       Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations

-       Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins.

-       Capacité à structurer et rédiger des documents d’aide à la décision, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse…

-       Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires

-       Capacité à élaborer des outils d’analyse et de synthèse et en rendre compte

-       Capacité à définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats

-       Capacité à adapter ses explications aux divers interlocuteurs

-       Capacité à assurer de la bonne circulation de l’information au sein du service

-       Capacité à accompagner les personnels à l’usage des systèmes d’informations

Savoir être :

-       Bon relationnel et sens du travail en équipe

-       Disponibilité et réactivité

-       Sens de l’analyse et force de proposition

-       Adaptabilité et autonomie

-       Organisation et rigueur

-       Sens du service public

-       Confidentialité

Niveau d'études minimum requis

  • Niveau Niveau 4 Baccalauréat

Information complémentaires

Information complémentaires

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante :
sciences-drh-recrutement@sorbonne-universite.fr

Nature de l'emploi

  • Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels

Statut du poste

  • Susceptible d'être vacant
  • Intitulé du poste Gestionnaire administratif et pédagogique F/H (réf.929-3)
  • Poste à pourvoir le 01/09/2021
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