Gestionnaire administratif de la vie de campus et des initiatives étudiantes F/H (réf. DFIPVE-4-RE2022)

Réf. 2021-629036

  • Intitulé du poste Gestionnaire administratif de la vie de campus et des initiatives étudiantes F/H (réf. DFIPVE-4-RE2022)
  • Poste à pourvoir le 01/06/2021
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Informations générales

  • Domaine fonctionnel Relation à l'usager
  • Emploi Chargée / Chargé de l’instruction de dossiers administratifs
  • Organisme de rattachement Sorbonne Université – Faculté des Sciences et Ingénierie
  • Versant Fonction publique de l'Etat
  • Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
  • Date de publication 31/05/2021

Description du poste

Descriptif du poste

Mission :

La/Le gestionnaire de la vie de campus et des initiatives étudiantes assure auprès du responsable du pôle, la coordination et la gestion des différentes associations étudiantes et participe à l’animation de ce réseau au sein de la Faculté des sciences et ingénierie de Sorbonne Université. Elle/Il a en responsabilité la gestion administrative du FSDIE « projets » et assure le suivi des subventions CVEC « animation vie de campus » des associations étudiantes.

 La/Le gestionnaires de la vie de campus et des initiatives étudiantes seconde le responsable de la programmation vie de campus et assure l’appui logistique, administratif et le suivi des projets associatifs ou individuels.

Sa mission consiste principalement à favoriser les initiatives étudiantes et à dynamiser la vie des campus.

Elle/Il est amené-e à organiser et coordonner certains évènements tels que les actions de préventions de la santé en lien avec l’agent de prévention de la DVE et le SUMPPS (Service Universitaire de Médecine Préventive et de Prévention de la Santé).

Elle/Il participe à l’organisation de différents évènements.

Elle/Il participe en outre aux autres activités du pôle et de la direction.

Activités principales :

 ·         Accueillir et accompagner les étudiants.

·         Procéder à l’enregistrement et au suivi des associations étudiantes (recueil des documents statutaires, domiciliations etc.)

·         Apporter conseils et méthodologie pour la création d’associations, pour le montage de projets ou la recherche de financements (FSDIE et CVEC)

·         Gestion administrative du FSDIE « projets » : organiser la commission, aider les étudiants à constituer leur demande, préparer les documents, suivi des décisions des commissions en lien avec la responsable financière, recueil des bilans.

·         Accompagner les associations étudiantes pour la subvention CVEC « animation vie de campus » : aider les étudiants à constituer leur demande, suivi des décisions des commissions en lien avec la responsable financière.

·         Participer à l’organisation de manifestations à destination des associations étudiantes (événement d’accueil, forum des associations étudiantes, afterwork etc.)

·         Constituer et tenir à jour une base de données documentaire relative aux associations.

·         Gestion et suivi des demandes de locaux et des plannings de salles.

·         Mise à jour des formulaires et fiches techniques relatives aux évènements étudiants.

·         Participer à l’organisation de manifestations organisées par la direction de la vie étudiante.

Encadrement : NON     

Équipe : La direction de la vie étudiante est une équipe de 13 agents (2 A, 8 B,3 C).

Localisation : Faculté des sciences et ingénierie de Sorbonne Université. Espace vie étudiante, patio 23/34, Campus Pierre et Marie Curie.

Descriptif de l'employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Présentation de la Direction :  

La direction de la vie étudiante, rattachée à la Direction de la Formation, de l’Insertion Professionnelle et de la Vie Etudiante de la Faculté des Sciences et Ingénierie, répond aux objectifs suivants :

- Accueillir, informer, accompagner l’étudiant et développer les services proposés aux étudiants

- Impliquer les étudiants dans la vie de l’établissement (vie démocratique, culturelle, associative…)

- Contribuer à l’animation des campus et en faire des lieux d’échanges et de culture partagée – développer l’offre culturelle en direction des étudiants ouverte à tous

- Renforcer les interactions tant avec les services de vie étudiante de l’université que les acteurs locaux – coordonner l’offre

- Participer à la construction de Sorbonne Université

Présentation du service :

-Le pôle vie de campus et initiatives étudiantes gère les lieux de vie étudiante d’accueil, de détente et d’animation pour la communauté étudiante : l’Espace vie étudiante et l’Atrium café.

- Le pôle est en charge de définir la programmation de l’animation du campus en adéquation avec le projet d’établissement et en impliquant les étudiants et associations étudiantes.

- Une programmation riche et variée est proposée aux étudiants tout au long de l’année universitaire pour favoriser leur intégration, encourager les initiatives étudiantes et leur permettre de rencontrer les acteurs de la vie étudiante (services administratifs et associations étudiantes).

- Le pôle apporte un soutien et un accompagnement aux associations étudiantes depuis leur création jusqu’à la réalisation des projets.

- Le Fonds de Solidarité et de Développement des Initiatives Étudiantes (FSDIE volet projets) est géré par le pôle vie de campus et initiatives étudiantes (aide financière pour les projets étudiants)

Conditions particulières d'exercice

Contraintes horaires liées à l’organisation d’évènements et de manifestations culturelle.

Profil recherché

Connaissances transversales requises :

·       Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France ;

·       Connaître l’université, ses composantes et services ;

·       Connaître et aimer travailler avec le milieu associatif, les étudiants et l’ensemble des acteurs ;

·       Avoir le goût des contacts tant avec les étudiants que l’ensemble des acteurs ;

Savoir-faire :

·       Connaissance des outils bureautiques ;

·       Appliquer des procédures administratives ;

·       Tenir à jour des bases de données et d’information ;

·       Classer et archiver des documents ;

·       Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique ;

·       Structurer son travail.

Savoir être :

·         Aptitude à travailler en équipe ;

 ·         Autonomie, méthode et rigueur ;

 ·         Sens de l'organisation et de la coordination ;

 ·         Sens critique ;

 ·         Accueillir ; informer ; faire preuve de patience ; savoir écouter ; savoir organiser

Niveau d'études minimum requis

  • Niveau Niveau 6 Licence/diplômes équivalents

Information complémentaires

Information complémentaires

Poste à pourvoir au 01/06/21.

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante :

sciences-drh-recrutement@sorbonne-universite.fr

Nature de l'emploi

  • Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels

Fondement juridique du recrutement

Contraintes horaires liées à l’organisation d’évènements et de manifestations culturelle.

Statut du poste

  • Susceptible d'être vacant
  • Intitulé du poste Gestionnaire administratif de la vie de campus et des initiatives étudiantes F/H (réf. DFIPVE-4-RE2022)
  • Poste à pourvoir le 01/06/2021
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