EPMO Assistant / assistante de direction H/F
Référence : 2023-1169024
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Etablissement Public du musée d'Orsay et du musée de l'Orangerie - Valéry Giscard d'Estaing
Établissement public du musée d’Orsay et du musée de l’Orangerie Valéry Giscard d’Estaing Affectation Musée de l’Orangerie Jardin des Tuileries 75001 PARIS - Localisation : Paris
Domaine: Direction et pilotage des politiques publiques
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
- Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Le/la titulaire du poste est placé.e auprès de la directrice de l’établissement et de son adjointe, il/elle apporte une assistance à la directrice et son adjointe dans les domaines administratifs, de fonctionnement courant et d’organisation et contribue à la coordination des interlocuteurs internes et externes et à la transmission d’information.
Il/elle remplit les principales missions suivantes :
Assurer des missions de coordination et d’organisation
- Gérer l’agenda de la directrice et de son adjointe
- Organiser les réunions et rendez-vous, les missions et déplacements
- Assurer la coordination des agendas entre les différents secrétariats, notamment avec l’administration
générale et la Présidence de l'Etablissement public dont le lien avec le secrétariat est continu
- Assurer la gestion des salles de réunions, des congés de la direction
- Veiller à la transmission d’informations entre les services du musée de l’Orangerie, ainsi qu’avec les services du musée d’Orsay.
- Contribuer à la coordination avec les services techniques du jardin des Tuileries, administrés par l'Etablissement public du Louvre en émettant des demandes d’accès
- Favoriser la coordination et l'interface entre la direction du musée et les équipes au travers de relais d'information
- Participer aux comités de direction du musée, en rédiger les compte-rendu et les diffuser
- Préparer sur certains domaines les dossiers de la directrice et de son adjointe pour favoriser leur première lecture par un rôle d'alerte sur les points principaux et essentiels d'une question à traiter
Assurer le suivi des communications téléphoniques et des courriers
- Prendre en charge les appels : réception, filtrage, orientation des demandes vers les bons interlocuteurs, …
- Assurer le traitement du courrier : préparation de réponses, rédaction et frappe de notes et lettres, gestion du chrono courrier,…
- Préparer et mettre en forme des documents (compte-rendu, note interne…) et assurer leur diffusion
- Participer à certaines réunions et en assurer le secrétariat et le compte rendu
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers.
Contribuer au suivi de la gestion financière
- Contribuer au suivi de la gestion financière du musée (commandes, services faits, budget)
- Gérer les petits achats de certaines activités (fournitures notamment) et pour certains par régie d’avance
Missions transversales
Assurer, le cas échéant, en rapport avec la conservation, un suivi des dossiers de prêts
Profil recherché
Connaissances
· Pratique des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook…)
· Maîtrise du classement et de l’archivage
· Connaissance du milieu culturel et plus particulièrement de celui des musées
Savoir-faire
· Compétences rédactionnelles
· Capacités d'adaptation
· Grande réactivité, esprit d’initiative
· Aptitude organisationnelle
· Capacité à recueillir, diffuser, traiter l’information
· Pratique de l’anglais (écrit/oral).
Savoir-être (compétences comportementales)
· Qualités relationnelles
· Sens de l'écoute
· Discrétion / confidentialité
· Sens du travail en équipe
· Fiabilité
· Rigueur
Profil du candidat recherché (le cas échéant) :
Formation de secrétaire et/ou expérience souhaitée
Pratique de l'anglais fortement souhaitée.
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Qui sommes nous ?
Missions et activités principales :
Les musées d’Orsay et de l’Orangerie sont regroupés au sein de l’EPMO Valéry Giscard d’Estaing, établissement public administratif (EPA) sous tutelle du ministère de la culture. Les deux musées ont accueilli 4,3 millions de visiteurs en 2022, dont un peu plus d’un million pour le musée de l’Orangerie.
Installé au cœur du jardin des Tuileries, au sein d'un bâtiment entièrement rénové en 2006, le musée de l'Orangerie abrite les Nymphéas de Claude Monet ainsi que la collection Jean Walter et Paul Guillaume, une collection exceptionnelle d'art moderne. Il accueille plus d'un million de visiteurs par an et propose aux visiteurs une offre plurielle et renouvelée dans la continuité du projet scientifique et culturelle de l'Etablissement public réunissant les musées d'Orsay et de l'Orangerie.
A propos de l'offre
-
Environnement professionnel :
Liaisons hiérarchiques : Directrice du musée de l’Orangerie
Liaisons fonctionnelles : adjointe à la directrice dans une relation quotidienne et plus largement tous les services de l’établissement
Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture et ses établissements publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d’écoute, d’alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement.
Qui contacter ?
Si vous avez besoin de renseignements complémentaires, veuillez-vous adresser à
Madame Claire Bernardi, Directrice du musée de l’Orangerie, claire.bernardi@musee-orangerie.fr
Les candidatures accompagnées d'un curriculum vitae sont à adresser :
A l’attention de Monsieur Chettouh
Directeur des ressources humaines et des moyens généraux
Ou par courriel à l’adresse suivante : emploi.epmoo@musee-orsay.fr
-
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
- Transversalité
- Polyvalence
- Disponibilité
-
Susceptible d'être vacant à partir du 01/05/2023
-
Assistante / Assistant de direction
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