Chef du service de la scolarité 2ème cycle F/H (réf.8341)

Réf. 2021-612616

Localisation : Paris (75), France

  • Intitulé du poste Chef du service de la scolarité 2ème cycle F/H (réf.8341)
  • Poste à pourvoir le 01/09/2021
Postuler par mail

Informations générales

  • Domaine fonctionnel Direction et pilotage des politiques publiques
  • Emploi Responsable de coordination administrative
  • Organisme de rattachement Sorbonne Université – Faculté de Médecine
  • Versant Fonction publique de l'Etat
  • Catégorie Catégorie A (cadre)
  • Date de publication 09/07/2021

Description du poste

Descriptif du poste

Fonctions : Chef du service de la scolarité 2ème cycle F/H
Catégorie : A    
Corps : Assistant-e Ingénieur-e de recherche et de formation
BAP : J                  

Mission :
Organiser et encadrer la gestion de la scolarité du 2ème cycle

Activités principales :

  • Élaborer le contrôle des connaissances de chaque année d’études et le règlement intérieur, en collaboration étroite avec le Président du Conseil des études
  • Coordonner et superviser les activités du service et manager de l’équipe
  • Instruire des procédures d’équivalence d’études pour une admission directe en DFGSM ou en DFASM
  • Instruire des procédures de demande de CESP – Contrat d’Engagement de Service Public
  • Organiser la commission de sélection des signataires d’un CESP pour l’Ile de France
  • Organiser et participer à diverses commissions (demandes de transfert, demande de dérogation…)
  • Superviser la gestion des stages hospitaliers (choix, affectation, validation)
  • Superviser la gestion des relations internationales (stages à l’étranger)
  • Organiser et superviser les campagnes d’inscriptions des étudiants de médecine et du DIU CESAM
  • Organiser les différentes sessions d’examens et les délibérations de jurys
  • Organiser les ECNi (Epreuves Classantes Nationales)
  • Assurer la veille juridique de la réglementation relative aux études médicales et informer les agents
  • Régler les cas litigieux
  • Rédiger des notes administratives.

Encadrement : Oui           
Nb agents encadrés par catégorie : 2 B – 9 C

Descriptif de l'employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle

emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté de Médecine • https://medecine.sorbonne-universite.fr

Le/la Responsable du service scolarité du 2ème cycle, placé(e) sous la responsabilité du Directeur des formations en Santé, encadre et coordonne les activités administratives et pédagogiques du service.

Présentation du service :
Le service de la scolarité prend en charge la gestion administrative et pédagogique du 2ème cycle des études médicales, de l’inscription des étudiants à la délivrance du diplôme, ainsi que la gestion administrative des études de maïeutique (inscription et délivrance des diplômes).

Il comprend également un pôle secrétariat pédagogique qui prend en charge les départements d’enseignement de médecine générale et de pédiatrie, ainsi plusieurs DU/DIU.

Le service est composé de 10 agents (7 catégories C, 2 catégories B et 1 catégorie A) encadrés par la/le chef(fe) de service et son adjointe.

Localisation :
Faculté de Médecine Sorbonne Université
Site Saint-Antoine, Paris 12ème

Conditions particulières d'exercice

  • L'activité s'exerce au sein de la Faculté de Médecine sur le site Saint-Antoine.
  • Des dépassements d'horaires sont fréquents lors de la campagne des inscriptions et lors des différentes sessions    d'examens.

Profil recherché

Connaissances transversales  requises :

  • Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement  supérieur en France
  • Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
  • Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnel
  • Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche

Savoir-faire :

  • Maîtrise de la réglementation des études de médecine
  • Capacité d'encadrement et d'animation d'une équipe
  • Capacités relationnelles /dialogue et écoute
  • Capacité organisationnelle /ordre et méthode
  • Bonne maîtrise de l'outil informatique généraliste - logiciels de bureautique: (WORD, EXCEL) et des logiciels spécifiques au domaine de la scolarité (APOGEE)
  • Maîtrise des techniques de communication écrite et orale
  • Autonomie et aptitude à évoluer dans un environnement professionnel en constante évolution, tant sur le plan pédagogique que règlementaire
  • Savoir planifier l'activité du service et contrôler sa mise en œuvre

Savoir-faire transversaux :

  • Capacité à assure l’encadrement d’agents permanents ou contractuels : recrutement, délégation et coordination des activités et des responsabilités, animation et motivation de l’équipe, gestion des conflits, suivi de carrières et évolution professionnelle (entretiens professionnels, avancement, concours, besoin de formation), gestion des congés, autorisations d’absences et horaires) …
  • Capacité à identifier les besoins de formations des agents encadrés et proposer des actions de formations en lien avec le bureau de la formation des personnels
  • Capacité à expliquer, planifier, animer et coordonner le travail de l’équipe pour assurer les missions et garantir la continuité du service
  • Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances
  • Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations
  • Capacité à coordonner et accompagner les agents encadrés dans le cadre de l’évolution et de l’optimisation des organisations ou des procédures
  • Capacité à conduire et à accompagner un projet
  • Capacité à conduire un entretien, une réunion
  • Capacité à structurer et rédiger des documents d’aide à la décision des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse…
  • Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires
  • Capacité à élaborer des outils d’analyse et de synthèse et en rendre compte
  • Capacité à définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats
  • Capacité à adapter ses explications aux divers interlocuteurs
  • Capacité à assure de la bonne circulation de l’information au sein du service
  • Capacité à accompagner les personnels à l’usage des systèmes d’informations.

Niveau d'études minimum requis

  • Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Information complémentaires

Information complémentaires

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : medecine-DRH-recrutement@sorbonne-universite.fr

Nature de l'emploi

  • Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels

Fondement juridique du recrutement

  • L'activité s'exerce au sein de la Faculté de Médecine sur le site Saint-Antoine.
  • Des dépassements d'horaires sont fréquents lors de la campagne des inscriptions et lors des différentes sessions    d'examens.

Statut du poste

  • Susceptible d'être vacant
  • Intitulé du poste Chef du service de la scolarité 2ème cycle F/H (réf.8341)
  • Poste à pourvoir le 01/09/2021
Postuler par mail