Chargé(e) de mission du secrétariat particulier du recteur

Vos missions en quelques mots

Une période de transition avec l’actuelle titulaire du poste sera organisée jusqu’à la fin de l’année scolaire

Le (la) chargé(e) de mission du secrétariat particulier du recteur gère l’agenda de ce dernier et prépare sa journée (constitution des dossiers, mise en place et suivi des visios…).

Il ou elle assure la gestion du courrier électronique et postal (diffusion, suivi et classement) et du courrier personnel de monsieur le recteur (invitations, remerciements, vœux, condoléances…).

Il ou elle assure la veille et le suivi des parapheurs portés à la connaissance du recteur.

Il ou elle gère les déplacements de monsieur le recteur en lien avec le chauffeur de ce dernier.

Il ou elle organise les réunions, audiences, rendez-vous, les cérémonies officielles et les évènements de monsieur le recteur (déjeuners, dîners, départ à la retraite des personnels). A ce titre, il assure le lien avec les secrétariats, les huissiers, les prestataires. Il ou elle garantit le bon déroulé des opérations.

Il ou elle assure l’ordonnancement de l’information à l’attention de monsieur le recteur et en provenance de ce dernier.

Il ou elle assure l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et collaborateurs de monsieur le recteur.

Il ou elle rédige des courriers divers et traite certaines affaires réservées.

Il ou elle assure une aide ponctuelle aux corps d’inspection et aux conseillers techniques du recteur.

Le (la) chargé(e) de mission du secrétariat particulier du recteur assure une veille documentaire et institutionnelle (JO, BO, BESR, AEF…) afin de tenir constamment à jour les répertoires et organigrammes en fonction des nominations : élus, cabinets ministériels, chefs d’établissement… Il ou elle collecte également les informations journalistiques : presse, dépêches.

Il ou elle organise, par ailleurs, les permanences nuit/week-end des cadres de direction en lien avec la préfecture de police.

Il ou elle gère et suit le classement des archives et des dossiers de monsieur le recteur et de son secrétariat particulier.

Profil recherché

Le (la) chargé(e) de mission du secrétariat particulier du recteur sait travailler dans un environnement contraint et exposé compte tenu du caractère très sensible de certains dossiers gérés ou des informations traitées.

Il ou elle doit pouvoir s’adapter aux situations et gérer les imprévus en toute circonstance et avoir un excellent sens du contact et esprit d’équipe.

Il ou elle dispose d’excellentes capacités de communication (écrite et orale).

La polyvalence et la capacité à travailler en bonne intelligence collective (capacité à coordonner, à diffuser, à assurer les liaisons avec le cabinet et les autres interlocuteurs du recteur…) sont également des qualités recherchées.

Au regard de la sensibilité de certains dossiers et de la proximité avec monsieur le recteur, le (la) chargé(e) de mission du secrétariat particulier du recteur doit être particulièrement réactif, efficace, discret, loyal et faire preuve d’un grand sens de la confidentialité. Il ou elle doit avoir la présentation en adéquation avec la fonction de représentation de l’institution.

Le (la) chargé(e) de mission du secrétariat particulier du recteur connaît le système éducatif et son fonctionnement et maîtrise les outils bureautiques.