• Fonction publique : Fonction publique de l'État
  • Employeur : Agence Régionale de Santé Ile-de-France
  • Localisation : Seine Saint-Denis (93), France

Domaine: Enseignement et formation

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Date limite de candidature : 31/12/2022

  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Non renseigné
  • Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Selon profil € brut/an
  • Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
  • Management Non
  • Télétravail possible Non

Vos missions en quelques mots

Assistant/assistante auprès de la Directrice générale de l'ARS
La fonction s’exerce en étroite collaboration avec la directrice de cabinet et la cheffe de cabinet de la directrice générale.
La fonction nécessite de gérer simultanément les activités en cours et les demandes nombreuses (téléphones et visites) provenant de l’Agence, de l’extérieur ou des responsables hiérarchiques.
Prendre en charge le secrétariat courant de la direction :
- Assurer l’accueil téléphonique et physique, oriente les usagers et les appels ;
Assister la direction générale dans la gestion de leur activité quotidienne :
Agenda, planifier les rendez-vous, réunions, déplacements en fonction des priorités définies par le DG, la cheffe de cabinet et le directeur de cabinet.
Organiser les déplacements et assurer le suivi logistique en lien avec les chauffeurs
Assurer la répartition du courrier « arrivée » vers le service compétent et le suivi du courrier « départ » ;
Assurer et sécuriser le traitement des informations internes et externes du secrétariat (enregistrement et suivi du courrier, suivi des parapheurs, accueil et gestion des appels téléphoniques...)
Veiller sur les différentes boites mails fonctionnelles et réorienter les demandes,
Tenir à jour les documents du directeur général (fichiers coordonnées des partenaires)
Assure la constitution des fonds de dossiers et les tient à disposition du directeur en temps utile ;
Evalue, signale et oriente les urgences ;
Élaborer des tableaux de bord de suivi des dossiers, des échéanciers et des statistiques
Rédiger, le cas échéant, des relevés de décisions, des comptes rendus, des rapports, des courriers,
Participer à l’organisation générale du secrétariat (classement, archivage de documents…)
Préparer les dossiers, suivre les projets du Directeur général
Sous la responsabilité de la cheffe de cabinet, traiter l’information en termes d’orientation, de diffusion et de régulation,
Veiller à l’articulation avec les secrétariats des différents services de l’Agence (siège et délégations départementales) et des partenaires institutionnels (ministères, préfectures, conseils généraux, mairies, associations, établissements…),
Assurer le suivi de l’activité et alimenter les tableaux de reporting
Préparer le conseil de surveillance de l’agence en lien avec la cheffe de cabinet
Préparer et suivre les dossiers du directeur en veillant notamment au respect du délai de transmission des documents
Publier les arrêtés de délégations de signature du Directeur général

Profil recherché

BTS Assistant de direction minimum
Expérience avérée de 3 à 5 ans sur un poste similaire
Organisé, rigoureux, réactif, garant de la confidentialité absolue des dossiers, l’assistant ou l'assistante de la Directrice générale joue le rôle d’interface avec l’ensemble des directions de l’Agence et avec les partenaires institutionnels.

Niveau d'études minimum requis

  • Spécialisation Secrétariat, bureautique, Santé

Compétences attendues

Organisation, rigueur, polyvalence, sens des responsabilités et du service public

Qui sommes nous ?

Placée/placé auprès de la cheffe de cabinet, elle/il assiste la directrice générale et la directrice générale adjointe dans l’organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d’assistance technique et de sécurisation des remontées des dossiers.

A propos de l'offre

  • *

  • Vacant
  • Assistante / Assistant d'éducation

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