Administration générale

Assistant(e) de direction H/F

Réf. 2021-627826

Localisation : Mayenne (53), France

  • Intitulé du poste Assistant(e) de direction H/F
  • Poste à pourvoir le 01/07/2021
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Informations générales

  • Domaine fonctionnel Administration générale
  • Emploi Secrétaire-assistante/assistant
  • Organisme de rattachement Agence Régionale de Santé Pays-de-la-Loire
  • Versant Fonction publique de l'Etat
  • Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
  • Date de publication 28/05/2021

Description du poste

Descriptif du poste

Activités / Tâches

Optimiser la gestion de l’activité de la directrice de la délégation territoriale

  • Anticipation, organisation et préparation de l’activité de la directrice
  • Organisation des réunions et des rendez-vous
  • Gestion des déplacements
  • Constitution des fonds de dossier et tenue à disposition de la directrice en temps utile
  • Evaluer, signaler et orienter les urgences
  • Rédaction et diffusion des relevés de décisions, comptes rendus, courriers…
  • Gestion de la messagerie et du courrier
  • Accueil téléphonique et physique, orientation des interlocuteurs et des appels
  • Organisation des relations avec les partenaires privilégiés (Préfecture, Conseil départemental, Elus, Professionnels de santé, Responsables de structures sanitaires et médico-sociale, Usagers, CPAM…)
  • Veille sur les échéances stratégiques et les contributions nécessaires
  • Coordination des contributions des professionnels de la délégation territoriale et des directions métiers
  • Développement d’actions à destination des équipes visant à améliorer la qualité de présentation des documents (modèle, vigilance sur les formules rédactionnelles…)
  • Développement d’outils métiers et appui à la structuration du système d’information
  • Valorisation de la lisibilité de la délégation territoriale (rapport d’activités, fiches de communication…)

Gestion du secrétariat de direction (avec en appui les autres assistantes de la DT) :

  • Elaboration du planning permettant de s’assurer de la continuité du secrétariat de direction
  • Enregistrement et suivi du courrier
  • Gestion des messageries
  • Réception et orientation des appels téléphoniques
  • Accueil physique des rendez-vous
  • Réservation des salles et autres ressources
  • Rédaction de courriers
  • Classement et archivage
  • Suivi logistique (gestion des fournitures, moyens matériels…)

Appui aux missions du conseiller technique et médical et de la chargée de mission coordination

  • Mise en forme des courriers, comptes rendus
  • Organisation logistique d’évènements dédiés, réunions

Descriptif de l'employeur

L'Agence régionale de santé (ARS) des Pays de la Loire met en œuvre la politique régionale de santé, en coordination avec les partenaires et en tenant compte des spécificités de la région et de ses territoires. Ses actions visent à améliorer la santé de la population et à rendre le système de santé plus efficace.
La délégation territoriale constitue le point d’entrée principal des partenaires locaux et acteurs de santé sur son territoire, et accompagne le changement défini dans le Projet Régional de Santé et la stratégie nationale de santé sur le territoire :

  • Porter une vision intégrée, transversale et systémique des enjeux du territoire ;
  • Impulser et co-construire avec les acteurs au niveau infra-départemental des réponses facilitant les parcours de vie et de santé des populations ;
  • Promouvoir des environnements et des comportements favorables à la santé.

Elle suscite et/ou accompagne les projets innovants ou expérimentaux du territoire.

La délégation territoriale de la Mayenne anime les instances de démocratie en santé et anime d’autres instances de niveau départemental ou infra-territorial. Elle pilote la sécurité sanitaire et environnementale et est en première ligne pour la gestion de crise et la gestion des situations sanitaires exceptionnelles.

Finalité du poste

Véritable facilitateur/trice, vous assistez la directrice dans l’organisation quotidienne de son travail et contribuez au bon déroulement des activités de la délégation territoriale.

Vous intégrez une équipe constituée de 3 assistantes, dans un esprit de continuité de service.

Conditions particulières d'exercice

Participation ponctuelle à l’organisation de journées ou de forum

Participation à la gestion de crise sur la base du volontariat

Profil recherché

Titulaire d’un BTS Support à l’Action Managériale (ou équivalent), vous possédez une expérience significative réussie en qualité d’assistant(e) de direction.

Vos qualités relationnelles et votre sens du service sont des atouts incontournables dans ce poste. Vous savez faire preuve d'anticipation des besoins, d’organisation, d'initiative et de flexibilité et êtes force de proposition.

Niveau d'études minimum requis

Niveau III : Bac + 2 BTS, DUT, ou diplôme équivalent

Information complémentaires

Information complémentaires

Savoirs
Environnement institutionnel et administratif
Techniques et méthodes de la communication écrite et orale
Applications informatiques et leurs fonctionnalités (pack office)
Techniques de planification
Techniques de recherche et ressources documentaires (systèmes de classement et d’archivage)

Savoir - faire
Apporter une assistance administrative
Discerner les enjeux
Recueillir et traiter de l’information
S‘organiser
Planifier les activités et les échéances
Communiquer
Rendre compte
Rédiger des documents

Savoir - Etre
Discrétion professionnelle et confidentialité
Réactivité
Sens de l’écoute et du dialogue
Adaptabilité professionnelle
Travailler en équipe
Diplomatie
Autonomie et sens de l’initiative
Force de proposition
Sens du service
Rigueur et méthode

Nature de l'emploi

  • Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels
  • Intitulé du poste Assistant(e) de direction H/F
  • Poste à pourvoir le 01/07/2021
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