Assistante - Assistant de direction chargé(e) du secrétariat particulier du recteur

Vos missions en quelques mots

Placé(e) sous l’autorité directe de la directrice de cabinet, le ou la chargé(e) du secrétariat particulier du recteur travaille au sein d’une équipe de trois autres assistants de direction.

Il ou elle est amené(e) à travailler en étroite collaboration avec le chef de cabinet et à l’assister dans l’organisation de l’agenda du recteur pour la préparation des réunions, déplacements, cérémonies, etc. . Il assure le suivi des invitations reçues.

Il ou elle assure un accueil physique et téléphonique de haut niveau en adéquation avec le niveau protocolaire demandé par la fonction de Recteur ;

Le (la) chargé(e) de mission du secrétariat particulier du recteur assure la veille documentaire et institutionnelle (JO, BO, etc.) et assure le suivi des nominations aux journaux officiels. Il tient à jour les répertoires et organigrammes en fonction des nominations : élus, cabinets ministériels, partenaires institutionnels, conseillers de recteurs, en lien avec le service communication.

Il ou elle a la responsabilité de l’actualisation de l’annuaire commun des recteurs, et la mise à jour des contacts. Il ou elle est également responsable de l’organisation et du suivi des vœux du recteur.

Il ou elle assure le suivi des affaires réservées du recteur en lien avec la direction du cabinet.

Il ou elle rédige des courriers divers, gère et suit le classement des archives et des dossiers de monsieur le recteur et de son secrétariat particulier. Il assure le suivi de l’adresse fonctionnel du cabinet@ac-nancy-metz.fr , dans le cadre notamment de la préparation des dossiers du recteur.

Enfin, il assure le suivi des parapheurs à la signature du recteur.

L’assistant de direction chargé du secrétariat particulier du recteur travaille en équipe, en trinôme avec 2 autres assistantes du cabinet pour assurer une présence entre 8H et 18H30 selon une organisation du travail qui permet de libérer une demi-journée hebdomadaire.

Il ou elle supplée ses collègues lors de leurs absences et participe ponctuellement au secrétariat particulier de la rectrice déléguée à l’enseignement supérieur, la recherche et l’innovation dans le cadre de la gestion de l’agenda, de la préparation et du suivi des rendez-vous, des réunions et des audiences. Il peut aussi se charger de l’adresse mail générique du recteur ou de la rectrice déléguée à l’enseignement supérieur, la recherche et l’innovation, et du suivi administratif et financier du cabinet.

Profil recherché

Niveau d’études minimum requis : Niveau 4 Baccalauréat, spécialisation éventuelle secrétariat et bureautique

L’assistant(e) de direction sait travailler dans un environnement contraint et exposé compte tenu du caractère très sensible de certains dossiers gérés ou des informations traitées.

Il ou elle dispose de grandes capacités d’adaptation aux situations, sait gérer les imprévus en toute circonstance, avoir un excellent sens du contact et un esprit d’équipe. Il dispose d’une capacité à hiérarchiser les informations et à gérer le stress.

Il ou elle dispose d’excellentes capacités de communication (écrite et orale).

La polyvalence et la capacité à travailler en bonne intelligence collective (capacité à coordonner, à diffuser, à assurer les liaisons avec le cabinet et les autres interlocuteurs du recteur…) sont également des qualités recherchées.

Au regard de la sensibilité de certains dossiers et de la proximité avec le recteur, le (la) chargé(e) de mission du secrétariat particulier du recteur doit être particulièrement réactif, efficace, discret, loyal et faire preuve d’un grand sens de la confidentialité. Il ou elle doit avoir la présentation en adéquation avec la fonction de représentation de l’institution.

Le (la) chargé(e) de mission du secrétariat particulier du recteur a des connaissances du système éducatif et de son fonctionnement, et maîtrise les outils bureautiques. La connaissance du fonctionnement d’un rectorat et d’un cabinet sont un atout.