Assistant de direction de la Direction Générale de la faculté des Sciences et Ingénierie F/H (réf.5101)

Réf. 2020-460915

Localisation : Paris (75), France

  • Intitulé du poste Assistant de direction de la Direction Générale de la faculté des Sciences et Ingénierie F/H (réf.5101)
  • Poste à pourvoir le 17/05/2021
Postuler par mail

Informations générales

  • Domaine fonctionnel Direction et pilotage des politiques publiques
  • Emploi Assistante / Assistant de direction
  • Organisme de rattachement Sorbonne Université – Faculté des Sciences et Ingénierie
  • Versant Fonction publique de l'Etat
  • Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
  • Date de publication 09/04/2021

Description du poste

Descriptif du poste

Fonctions : Assistant de direction de la Direction Générale de la faculté des Sciences et Ingénierie F/H 
Catégorie :
Corps : Technicien-ne de recherche et de formation 
BAP : J
Emploi-type : Technicien-ne en gestion administrative

Mission :
Placé(e) auprès de la directrice générale, vous travaillez en binôme avec une seconde assistante de direction. Vous êtes principalement chargé(e) d’assurer des missions de secrétariat et d’assistanat auprès de la direction générale ainsi que la coordination des informations traitées.

Activités principales :

  • Organiser les agendas de la directrice et de son adjointe (prise de rendez-vous) ainsi que l’organisation d’événements ou réunions (réservations de salles, mise à jour des listes de diffusion….)
  • Préparer les dossiers de réunion et rédiger les comptes rendus, notes et divers documents
  • Assurer l’accueil physique et téléphonique
  • Assurer la gestion administrative du secrétariat (courriers, parapheurs, classement et archivage, relevé de la boite mail générique et suivi des réponses…)
  • Prendre en charge les aspects logistiques (déplacements, missions à l’extérieur, commandes fournitures, matériel bureautique…) et suivre le budget (factures, demande d’achat et de service fait)
  • Préparer et assurer le suivi des dossiers RH spécifiques (campagne d’avancement ITRF/AENES, entretiens professionnels)
  • Assurer la prise en charge des nouveaux arrivants (habilitations, poste informatique, questions RH)
  • Mettre à jour l’intranet de la FSI (actualités, informations nécessaires au bon fonctionnement de la direction…)
  • Contrôler la bonne application des règles et procédures administratives
  • Être en soutien à des activités institutionnelles (élections, notamment) et gérer les permanences.

Conduite de projets : Non
Encadrement : Non

Descriptif de l'employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.
Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.
Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.
Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

La faculté des Sciences et d’Ingénierie couvre un large éventail de disciplines scientifiques.
Elle est composée de 79 laboratoires de recherche, 22 départements de formation et 6 UFR (Unité de Formation et de Recherche) en chimie, ingénierie, mathématiques, physique, biologie, terre environnement et biodiversité.

Sous l’autorité du (de la) la Doyen (ne)ne de Faculté, la Direction Générale contribue à l’élaboration du projet d’établissement et de la convention d’objectifs et de moyens dont elle assure la mise en œuvre opérationnelle, le suivi et l’évaluation. En s’appuyant sur les besoins et les forces de l’environnement facultaire, elle propose et régule l’allocation des moyens, tout en identifiant et accompagnant les projets structurants dans une logique d’amélioration continue du service rendu aux personnels et usagers.
A ce titre, elle met en œuvre un dialogue de gestion étroit avec les composantes, départements de formation et laboratoires de recherche.
Elle est responsable de l’organisation, du fonctionnement et de la bonne coordination des services facultaires. Elle anime le réseau des responsables administratifs de composantes. Elle assure la responsabilité de la soutenabilité financière des projets et activités de la faculté, et suit les indicateurs de performance en s’appuyant sur les expertises et composantes.
Elle participe à la mise en œuvre de la politique de prévention en matière d’hygiène et sécurité au sein de la faculté.
Elle définit le dispositif de communication interne et garantit la bonne circulation de l’information.
Afin de respecter la cohérence du projet d’établissement et de favoriser les interactions entre les métiers, la DG est en relation régulière avec la Direction Générale des Services et les directions placées au niveau universitaire.

Profil recherché

Connaissance transversales requises :

  • Maitrise de l’environnement bureautique
  • Bonne connaissance des modes de fonctionnement des administrations publiques, idéalement de l’enseignement supérieur et de la recherche
  • Maitrise des techniques de secretariat et d’assistanat
  • Maitrise des methods de communication écrites et orales
  • Pratique de la langue anglaise est un plus

Savoir-faire :

  • Savoir planifier des activités et des échéances
  • Capacité à adapter ses explications aux divers interlocuteurs,
  • Capacité à assurer la bonne circulation de l’information au sein du service,
  • Maitriser les règles de classement, de conservation et d’archivage des documents
  • Savoir apprécier le degré d’urgence
  • Savoir rédiger et mettre en forme des documents administratifs

Savoir-être :

  • Savoir faire preuve de neutralité et de discrétion professionnelle.
  • Savoir faire preuve d’autonomie et de polyvalence
  • Avoir des appétences pour le travail en équipe
  • Savoir travailler de manière organisée, avec méthode et rigueur
  • Savoir faire preuve de réactivité.

Niveau d'études minimum requis

  • Niveau Niveau 6 Licence/diplômes équivalents

Information complémentaires

Information complémentaires

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : sciences-drh-recrutement@sorbonne-universite.fr

Nature de l'emploi

  • Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels

Statut du poste

  • Susceptible d'être vacant
  • Intitulé du poste Assistant de direction de la Direction Générale de la faculté des Sciences et Ingénierie F/H (réf.5101)
  • Poste à pourvoir le 17/05/2021
Postuler par mail