Assistant de direction du service de formation continue F/H (réf.FDLSI11)

Réf. 2021-552334

Localisation : Paris (75), France

  • Intitulé du poste Assistant de direction du service de formation continue F/H (réf.FDLSI11)
  • Poste à pourvoir le 01/09/2021
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Informations générales

  • Domaine fonctionnel Direction et pilotage des politiques publiques
  • Emploi Assistante / Assistant de direction
  • Organisme de rattachement Sorbonne Université – Faculté des Sciences et Ingénierie
  • Versant Fonction publique de l'Etat
  • Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
  • Date de publication 12/02/2021

Description du poste

Descriptif du poste

Présentation du service :

Le Service formation continue (SFC) a pour mission de répondre aux besoins et aux attentes des individus, des entreprises, et de la société, en matière de formation professionnelle. Par l’analyse des besoins, la détection des savoirs et compétences transférables, la conception et l’organisation de dispositifs personnalisés, il concourt à la diffusion d’une offre de formation continue contribuant au rayonnement de la Faculté des Sciences et Ingénierie.

Ce service est rattaché à la Direction de la formation et de l’insertion professionnelle et de la vie étudiante (DFIPVE) de la faculté Sciences et Ingénierie. Il est composé de 16 personnes.

Fonctions : Assistant de direction du service de formation continue F/H

Catégorie : B

BAP : J

Emploi-type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative

Mission :

L’assistant-e de direction est placé(e) sous l’autorité hiérarchique de la responsable du service de formation continue.

Il/Elle assiste la responsable du service et son adjoint-e afin d’optimiser la gestion de leur activité.

A ce titre, il/elle assure le secrétariat et l’assistance administrative, technique et logistique du service.

Activités principales :

·         Assurer la coordination du secrétariat de la Responsable du service et de son adjoint-e

·         Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances

·         Assurer la préparation, l’organisation et la rédaction des comptes rendus des réunions du service

·         Participer à la gestion administrative, et/ou des ressources humaines (campagnes de promotions, concours, gestion des congés, gestion des formations, suivi du plan de formation) de la structure en appliquant les procédures dédiées

·         Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure

·         Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes et répondre aux demandes d’information

·         Veiller au bon fonctionnement des permanences téléphoniques si besoin

·         Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative du service

·         Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans le système d'information

·         Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du service, des manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)

·         Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe

·         Participer à la mise en œuvre de la démarche qualité

Encadrement : NON                                      

Descriptif de l'employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Présentation de la Direction :
La Direction de la Formation, de l’Insertion Professionnelle et de la Vie Étudiante est chargée de la mise en œuvre des orientations de la faculté des Sciences et Ingénierie en matière de formation initiale et continue, de scolarité et de vie étudiante. Elle assure le pilotage, le cadrage et le suivi de l’offre de formation.

Elle est l'interlocutrice des départements de formation pour la mise en œuvre des actes et procédures de scolarité et de gestion des cursus de formation. Elle les accompagne dans la mise place de partenariats, nationaux et internationaux. Elle leur offre un appui pour l’évaluation de leurs enseignements.
Elle assure le suivi et la diffusion de la réglementation des études supérieures.
Elle est chargée de l’accompagnement, de l’orientation, de l’insertion professionnelle et de la mobilité internationale de tous les étudiants, notamment ceux en situation de handicap pour qui elle facilite leur intégration pédagogique.
Elle contribue à la mise en place des différentes aides sociales en fonction de la situation de l’étudiant (suivi, aides ponctuelles ou annuelles et orientations vers les structures adaptées).  
Elle favorise "la formation tout au long de la vie" en permettant ainsi à des salariés, particuliers, indépendants, demandeurs d'emploi, dans le cadre de leur projet professionnel et/ou personnel d'acquérir de nouvelles compétences.

Elle participe au développement du système d’information dans le domaine de la scolarité.

Elle encourage et vient en soutien aux initiatives étudiantes et accompagne les étudiants dans la réalisation de projets culturels ou entrepreneuriaux.

Localisation :  Campus Pierre et Marie Curie (Paris 5ème arrondissement)

Profil recherché

Connaissances transversales requises :

·         Bonne connaissance des modes de fonctionnement des administrations publiques, idéalement de l’enseignement supérieur et de la recherche

·         Bonne connaissance des Techniques d'élaboration de documents

·         Bonne connaissance des Techniques de communication

·         Connaissances générales des techniques de secrétariat et de gestion administrative

Compétences opérationnelles :

·         Savoir réaliser des synthèses, des rapports ou autres documents administratifs

·         Maîtriser l’expression orale et écrite

·         Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint...)

·         Maîtriser les outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, …)

·         Capacité à travailler dans un environnement complexe

·         Savoir mettre en œuvre des procédures

·         Participer à la démarche d’amélioration continue

Savoir être :

·         Savoir faire preuve de discrétion professionnelle.

·         Savoir faire preuve d’autonomie et de polyvalence

·         Savoir travailler de manière organisée, avec méthode et rigueur

·         Capacité à gérer le stress

.         Savoir travailler en équipe

Niveau d'études minimum requis

  • Niveau Niveau 4 Baccalauréat

Information complémentaires

Information complémentaires

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante :

sciences-drh-recrutement@sorbonne-universite.fr

Nature de l'emploi

  • Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels

Statut du poste

  • Susceptible d'être vacant
  • Intitulé du poste Assistant de direction du service de formation continue F/H (réf.FDLSI11)
  • Poste à pourvoir le 01/09/2021
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