Adjoint en gestion administrative F/H (réf.FDLL26)

Réf. 2021-612710

Localisation : Paris (75), France

  • Intitulé du poste Adjoint en gestion administrative F/H (réf.FDLL26)
  • Poste à pourvoir le 01/09/2021
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Informations générales

  • Domaine fonctionnel Relation à l'usager
  • Emploi Secrétaire
  • Organisme de rattachement Sorbonne Université – Faculté des Lettres
  • Versant Fonction publique de l'Etat
  • Catégorie Catégorie C (employé)
  • Date de publication 05/05/2021

Description du poste

Descriptif du poste

Fonctions : Adjoint.e en gestion administrative et financière

Emploi-type : Adjoint.e en gestion administrative (J5X21)

Catégorie : C

Corps : ATRF

BAP : J – Gestion et Pilotage

Mission :

L’adjoint.e à la gestion administrative et financière de la direction adjointe a pour mission d’accueillir, d’orienter, de renseigner les usagers de la vie étudiante et d’assister les 4 services ou bureaux qui composent la direction adjointe sur les volets administratifs et financiers.

Les missions de l’assistant.e sont :

- Accueillir, orienter, renseigner les étudiantes et étudiants - Participer au bon fonctionnement de la direction adjointe - Faciliter la communication interne et la communication auprès des autres services de l’université

Activités principales :

- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public des services ou bureaux de la direction adjointe

- Répondre aux mails et rediriger vers les services compétents le cas échéant - Assister les différents services et bureaux de la direction adjointe selon les besoins (listing, statistiques, etc.)

- Assurer la gestion du courrier, tenue de l’agenda, suivi des fournitures, suivi des congés

- Gérer les commandes sur Sifac (fournitures, matériel, prestations, etc.) - Participer à l’organisation logistique des évènements (recherche de fournisseurs, suivi des questionnaires, etc.)

- Mettre à jour l’intranet étudiants et personnels (fonction de correspondant communication numérique)

- Suivre les états de service des heures effectuées par les emplois étudiants de la Direction adjointe

- Assister la directrice adjointe dans le pilotage de l’ensemble des emplois étudiants de la faculté des lettres en lien avec les UFR, la DRH et la direction des finances (suivi budgétaire, suivi des heures effectuées, listing des contrats, etc.)

Conduite de projets : Non

Encadrement : Non

Descriptif de l'employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Direction :

La direction adjointe à la vie étudiante et de campus de la faculté des Lettres, rattachée à la Direction des Etudes et de la Vie étudiante (DEVE) met en œuvre les actions concernant la vie étudiante de la faculté et décline ses actions selon deux axes généraux :

1/ Soutien aux études

2/ Appui aux initiatives, projets et responsabilités étudiantes

Elle comporte 4 services ou bureaux :

1/ Service des bourses : son action est centrée sur l’accompagnement des étudiants boursiers, le contrôle de leur assiduité et le soutien des étudiants en grande précarité

2/ Bureau santé et bien-être étudiant

Le bureau santé étudiante s’attache au développement d’actions structurantes visant l’amélioration du bien-être étudiant. Les actions du bureau sont menées en accord, avec le SUMPPS, service rattaché au niveau universitaire.

3/Bureau Accueil handicap et tutorat : mène ses missions d’accompagnement des étudiants en situation de handicap et du suivi du tutorat.

4/Bureau responsabilités et initiatives étudiantes : contribue à la vie étudiante facultaire en soutenant la responsabilisation des étudiants, de leurs projets ainsi qu’en proposant des évènements d’accueil et d’intégration FL, le cas échéant, ouvert aux autres facultés.

Ses bureaux sont situés sur le site de la Sorbonne, avec des permanences sur les autres sites

- Permanence espace vie étudiante - Clignancourt

- Permanence kiosque - Malesherbes

- Permanence salle associative - Michelet

Conditions particulières d'exercice

Présence requise lors des évènements organisés par la Direction adjointe (forum de rentrée, rallye d’intégration, journée portes ouvertes, etc.)

Profil recherché

Connaissances transversales requises :

- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France

- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université

- Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle

- Intérêt pour les questions relatives à la vie étudiante

- Notions de base en gestion financière

- Notion de base en bureautique

- Notion de base en communication

Savoir-faire :

- Pratiquer des outils informatiques exigée (word, excel, Apogée, SIFAC)

- Maîtriser les outils de communication (Internet, spip, courrier électronique)

- Prioriser les tâches en fonction rétroplanning fixé et des urgences

- Proposer des améliorations dans son organisation

- Savoir travailler en équipe

Savoir-faire transversaux :

- Informer et rendre compte à sa hiérarchie

- Rechercher l’information, la vérifier et la classer

- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

- Avoir des compétences rédactionnelles (bonne maitrise de la langue française exigée)

Savoir être :

- Excellent relationnel

- Réactivité

- Disponibilité

- Autonomie

- Organisation et rigueur

- Autonomie

– Curiosité

Niveau d'études minimum requis

  • Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Information complémentaires

Information complémentaires

Toute candidature (cv et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : Lettres-DRH-recrutement@sorbonne-universite.fr

Nature de l'emploi

  • Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels

Fondement juridique du recrutement

Présence requise lors des évènements organisés par la Direction adjointe (forum de rentrée, rallye d’intégration, journée portes ouvertes, etc.)

Statut du poste

  • Susceptible d'être vacant
  • Intitulé du poste Adjoint en gestion administrative F/H (réf.FDLL26)
  • Poste à pourvoir le 01/09/2021
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