Secrétaire particulier du Recteur de la région académique d'Île-de-France

Référence : 2022-927802

  • Fonction publique : Fonction publique de l'État
  • Employeur : Rectorat de Paris
    Région académique Ile-de-France
  • Localisation : 75005 Paris

Domaine: Relation à l'usager

  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Non renseigné
  • Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
  • Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
  • Management Non renseigné
  • Télétravail possible Non renseigné

Vos missions en quelques mots

Assurer le secrétariat particulier du recteur au sein de son cabinet (équipe de trois agents travaillant en brigade)

§  Assurer l’accueil téléphonique, écouter, orienter et garantir la transmission de l’information en interface avec le recteur, le cabinet du recteur, les services internes du rectorat et les partenaires externes

§  Gérer l’agenda, organiser des réunions et des audiences, invitations officielles pour les petits-déjeuners, déjeuners et dîners du recteur

§  Assurer la gestion du courrier arrivé : réception, enregistrement sur le logiciel Elise et diffusion en lien avec les huissiers du recteur

§  Rédiger des courriers administratifs et personnels, gérer l’envoi, le classement et l’archivage

§  Assurer l’impression des dossiers quotidiens du recteur pour chaque réunion ou audience

§  Créer et tenir à jour l’ensemble des bases de données

§  Assurer la bonne organisation des visioconférences en lien avec le service informatique

§  Travailler étroitement avec les secrétariats de la rectrice déléguée chargée de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation, du secrétaire général de la région académique d’Île-de-France, du directeur de l’académie et de la direction de cabinet

Profil recherché

Connaissances

§  Bonne connaissance de l’environnement institutionnel, de l’organisation et du fonctionnement de l’éducation nationale, de la jeunesse et des sports et de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation

§  Connaissance du protocole et de ses usages

§  Très bonne maitrise d’internet

§  Maîtrise bureautique et de logiciels (Word, Excel, Elise, Thunderbird)

§  Excellente maîtrise orale et rédactionnelle

Compétences opérationnelles

§  Savoir prioriser les demandes et les besoins du cabinet

§  Travailler avec initiative et autonomie

§  Savoir rendre compte et rédiger des comptes-rendus

§  Faire preuve de rigueur et de méthodologie

A propos de l'offre

  • IFSE groupe 2

    Contacts :

    ce.recteur@ac-paris.fr

    dir-cab.recteur@ac-paris.fr

    01 40 46 20 15/16

    01 40 46 20 02/04

  • §  Le poste est situé auprès du recteur, sous l’autorité conjointe du recteur et de la directrice de cabinet, dans un environnement particulier qui explique certaines contraintes dans l’exercice des fonctions. Le profil spécifique du poste suppose une importante disponibilité professionnelle, grande rigueur et sens de la loyauté.

    §  Membre de la cellule de crise de l’enseignement scolaire

    §  Permanence du secrétariat pendant la fermeture de l’académie

    Horaires : 8h00 – 16h00 / 10h00 -18h00 / 13h00 – 20h00

  • Vacant à partir du 20/06/2022
  • Secrétaire

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