Responsable administratif du Département des Langues Université Paris 1 Panthéon Sorbonne

Vos missions en quelques mots

Niveau et Nature des responsabilités :

-       Responsabilité administrative d’un département transversal à toutes les composantes de l’université : 8 gestionnaires administratifs, 78 enseignants titulaires, 80 enseignants vacataires et 14 000 étudiants par semestre

-       Travail en étroite collaboration avec de nombreux services de l’université : Direction Générale des Services (dialogue de gestion)

Division des Affaires Financières

Direction des Etudes et de la Vie Etudiante : Service des Inscriptions Administratives, Service de la pédagogie, Mission Apogée, etc.

Direction des Ressources Humaines

Mission principale :

En collaboration avec la direction du Département, le/la responsable administratif assure la mise en œuvre et     la bonne gestion administrative du Département et participe à une réunion hebdomadaire avec la direction.

Activités principales :

Diriger le service administratif du Département de manière à en assurer le bon fonctionnement :

-       Mettre en place des méthodes de travail, détecter les éventuels dysfonctionnements et procéder aux ajustements nécessaires

-       Elaborer les plannings des TD des deux semestres

-       Organiser les deux sessions d’examens écrits et oraux

-       Concevoir, élaborer et gérer les procédures liées à la gestion de la scolarité dans le respect de la réglementation

-       Travailler en collaboration avec les autres composantes

-       Préparer et participer au dialogue de gestion, produire les bilans et statistiques y afférents

-       Elaborer le budget du Département en collaboration avec la directrice et le gestionnaire financier du Département, en contrôler son exécution et assurer le suivi du budget

-       Participer aux réunions institutionnelles (réunion des responsables administratifs, etc.)

-       Proposer un calendrier annuel clair des diverses échéances de l’année (dates examens, saisie des notes, réunions, etc.) enseignants dès le mois de septembre

-       Travailler en collaboration avec tous les enseignants

Superviser la gestion des ressources humaines du Département :

-       Encadrer et animer le service de scolarité du Département, équipe de 7 gestionnaires BIATSS de catégorie C et B

-       Coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels

-       Contribuer à la professionnalisation des personnels encadrés

-       Conduire les entretiens professionnels des personnels administratifs du Département

-       Savoir faire le lien entre le personnel administratif, les enseignants titulaires et vacataires, ainsi qu’avec les étudiants

-       Faire appliquer les textes règlementaires dans le contexte de la structure

Profil recherché

Compétences requises :

·      Personnalité :

-       Avoir une grande capacité d’écoute

-       Avoir un bon relationnel et le sens des relations humaines

-       Etre un élément de dialogue

-       Faire preuve d’autorité naturelle

-       Etre rigoureux et méthodique

·      Aptitudes :

-       Avoir les capacités humaines pour gérer les conflits et dossiers litigieux

-       Avoir une bonne capacité de discernement et de synthèse

-       Savoir être réactif et transmettre l’information

-       Savoir s’adapter à l’environnement de travail

-       Avoir une expression orale de qualité et avec aisance

-       Bonne maîtrise de la langue française à l’écrit, qualités rédactionnelles

-       Comprendre et s’exprimer en anglais avec aisance à l’oral comme à l’écrit

-       Savoir encadrer et diriger une équipe administrative

-       Savoir déléguer

-       Savoir prendre des initiatives

Connaissances :

-       Maîtriser les langues étrangères : l’anglais (anglais courant)

la maîtrise d’une autre langue européenne majeure serait un plus (niveau B2)

-       Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint…)

-       Maîtriser les technologies de l’information et de la communication, ainsi que les applications informatiques de gestions pédagogique (APOGEE), financières et comptables (SIFAC,et AGASSE)

-       Connaître la gestion des plannings

-       Connaître l’organisation et le fonctionnement d’une UFR ou d’un département transversal à toutes les composantes d’une université

Connaître l’organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche, d’une université et des cursus universitaires