Assistante de direction du chef du département de l'Europe et des affaires internationales (F/H)

Référence : 2021-696995

  • Fonction publique : Fonction publique de l'État
  • Employeur : Institut des Hautes Etudes de Défense Nationale (IHEDN)
  • Localisation : PARIS 75007
Domaine: Relation à l'usager

Date limite de candidature : 02/10/2021

  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Non renseigné
  • Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
  • Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
  • Management Non
  • Télétravail possible Oui

Vos missions en quelques mots

Mission principale : assister le chef de département dans l’organisation quotidienne de son travail.

Activités :

-  Assurer la mise en œuvre, la gestion et le suivi administratif des dossiers de candidature des sessions ;

-  Assurer la gestion des stagiaires et des conférenciers, avec notamment, la prise en charge des dossiers d'indemnités dans le cadre de leur participation aux sessions ;

-  Assurer le soutien logistique des stages GCI (notes logistiques, relations avec le SG…)

-   Soutenir les chargés d’études du bureau par :

    >  la mise en forme et la valorisation des supports écrits

    >  l'information de premier niveau des interlocuteurs internes et externes

    >  la gestion de l'agenda et des congés du bureau

    >  le soutien logistique pour l'instruction des dossiers

-   Contribuer à l’accueil physique et téléphonique.

Profil recherché

Savoir être

-        Sens relationnel, adapté au milieu diplomatique

-        Esprit d’initiative et rapidité d’exécution

-        Rigueur et organisé

-        Discrétion professionnelle

Savoir-faire

-        Accueillir et prendre les messages téléphoniques

-        Enregistrer et classer les documents

-        Contribuer à la logistique des sessions internationales

-        Assurer le suivi budgétaire et comptable

Connaissances

-        Aisance à l’écrit et à l’oral

-        Anglais (écrit, lu, parlé)

-        Gestion documentaire

-        Maîtrise des logiciels de traitement de texte et des tableurs

-        Intérêt pour le milieu de la défense, la diffusion et la promotion de l’esprit de défense

Localisation

Localisation : 1 Place Joffre, 75007 Paris, France Voir le plan de google map

Qui sommes nous ?

Le département de l‘Europe et des affaires internationales (DEAI) est responsable des activités internationales et européennes de l’Institut. Il contribue au rayonnement international de l’Institut notamment à travers les sessions internationales organisées au profit du ministère de l’Europe et des affaires étrangères (direction de la coopération de sécurité et défense), les séminaires stratégiques conjoints et les formations de haut niveau organisées conjointement avec le Collège européen de sécurité et de défense (CESD).

 Le DEAI apporte également son expertise aux autres départements dans la préparation et l’exécution des sessions nationales et régionales et, tout particulièrement, lors de la conception de leurs déplacements à l’étranger.

 Le DEAI assure, depuis janvier 2020, une activité de diplomatie publique en réunissant chaque mois, les ambassadeurs étrangers en poste à Paris sur une thématique d’actualité européenne ou internationale autour d’un haut fonctionnaire français civil ou d’un militaire.

Le département de l’Europe et des affaires internationales comprend deux pôles :

- le pôle des « activités internationales » (PAI),

- le pôle des «  activités européennes » (PAE).

Nombre de personnels (département) : 9

 Responsable hiérarchique direct N+1 : M. Sylvain BERGER, ambassadeur chef du département de l’Europe et des activités internationales

Responsable N+2 : M. le Préfet Didier Conus, directeur adjoint de l’IHEDN

A propos de l'offre

  • Modalités de recrutement :

    Fonction publique d’Etat.

    Remplacement.

    Poste à pourvoir : à compter du 15 décembre 2021

    Poste de catégorie B, ouvert aux fonctionnaires (corps des secrétaires administratifs de l’Etat, IFSE groupe #2).

    Au travers de sa politique de recrutement, l’IHEDN promeut l’égalité professionnelle femmes/hommes.

    Tous nos postes sont accessibles aux personnes en situation de handicap.

    Localisation : Ecole militaire, 1 place Joffre, Paris 7e

    Candidatures (CV, lettre de motivation, et le cas échéant, références) à adresser à recrutement@ihedn.fr jusqu’au 12 novembre 2021.

  • Evolution des outils bureautiques

    Diversification des fonctions

  • Vacant
  • Secrétaire

D'autres offres pourraient vous intéresser