Assistante/Assistant de direction H/F

Réf. 2021-645671

Localisation : Paris (75), France
222 Rue de l'Université, 75007 Paris, France

  • Intitulé du poste Assistante/Assistant de direction H/F
  • Poste à pourvoir le 02/08/2021
Postuler sur site employeur

Informations générales

  • Domaine fonctionnel Direction et pilotage des politiques publiques
  • Emploi Assistante / Assistant de direction
  • Organisme de rattachement Musée du Quai Branly
  • Employeur Musée du quai Branly - Jacques Chirac
  • Localisation Paris (75), France
  • Versant Fonction publique de l'Etat
  • Catégorie Catégorie A (cadre)
  • Date de publication 15/09/2021
  • Date de fin de publication 22/08/2021

Description du poste

Descriptif du poste

Assistanat de la directrice de l’administration et des ressources humaines :

  • Filtrer les appels téléphoniques et orienter les appels ;
  • Gérer l’agenda de la directrice ;
  • Gérer les parapheurs ;
  • Préparer les réunions (réservation de salles, convocations, accueil des invités) ;
  • Rédiger, relire, mettre en forme les courriers, les comptes rendus des réunions DARH ou les notes internes… ;
  • Constituer les dossiers divers pour les réunions de la directrice ;
  • Gérer et mettre à jour les fichiers de contacts ;
  • Enregistrer le courrier, classer et archiver.

Missions transversales :

  • Préparer, reprographier et transmettre les dossiers des réunions préparatoires aux conseils d’administration et des conseils d’administration, en lien avec la Présidence de l’établissement ;
  • Gérer les permanences de direction : élaboration et suivi des plannings, transmission des comptes rendus ;
  • Préparer les dossiers de commission des marchés ;
  • Suivre les campagnes d’abonnements de presse : recueil des besoins auprès des assistantes de direction de l’établissement et suivi des commandes ;
  • Emettre les bons de commande relatifs aux achats transversaux à la direction ;
  • Mettre à jour des informations sur l’intranet « Passerelles » : organigramme nominatif, permanences de directions, procédures diverses ;
  • Relire et consolider du rapport d’activité DARH ;
  • Diffuser ponctuelle des informations, notes et courriers au sein de la DARH ;
  • Suivre les formalités d’accueil de collaborateurs ;
  • Élaborer et tenir ponctuellement, de tableaux de bord.

Relations professionnelles :

En interne, liens fonctionnels avec les autres assistant(e)s de direction du musée.

En externe, liens avec les ministères de tutelle dans le cadre de la préparation des conseils d’administration.

Descriptif de l'employeur

Etablissement public à caractère administratif, le musée du quai Branly est placé sous la double tutelle du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche et du ministère de la culture et de la communication. Composée de trois services, la direction de l’administration et des ressources humaines (DARH) pilote et met en œuvre la politique de l’établissement sur les plans budgétaire, juridique et des ressources humaines.

Profil recherché

Profil requis :

  • Formation en assistanat de direction (Bac + 2 / + 3), expérience d’au moins trois ans dans un emploi similaire
  • Excellente orthographe en français
  • Très bonne maîtrise des outils bureautiques principalement Word, Powerpoint, Excel, Outlook et des outils internet
  • Ponctualité
  • Qualités relationnelles
  • Sens de l’organisation et des priorités
  • Sens de l’anticipation, réactivité
  • Sens de la confidentialité

Le Musée du quai Branly - Jacques Chirac s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Tous les postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Information complémentaires

Nature de l'emploi

  • Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Statut du poste

  • Vacant
  • Intitulé du poste Assistante/Assistant de direction H/F
  • Poste à pourvoir le 02/08/2021
Postuler sur site employeur